بهمحض اینکه فروش شما آغاز میشود، به عملیاتهای جانبی بیشتری مانند صدور فاکتور نیاز خواهید داشت. به همین دلیل، همزمان با رشد کسبوکار، هزینههای اجرایی نیز افزایش پیدا میکند. اینجاست که ابزارهای ساخت فاکتور با هوش مصنوعی به کمک کسبوکارهای کوچک، استارتاپها و فریلنسرها میآیند.
این ابزارها با خودکارسازی فرایندهای مالی، فشار کاری را کاهش داده و بهرهوری را به شکل چشمگیری افزایش میدهند.
ابزار صدور فاکتور مبتنی بر هوش مصنوعی چیست؟
ابزارهای صدور فاکتور مبتنی بر هوش مصنوعی (AI Invoice Tools)، نرمافزارهایی هستند که با استفاده از الگوریتمهای هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، فرایند صدور، ارسال و پیگیری فاکتورها را بهصورت خودکار و ساده انجام میدهند.
⚠️ فاکتور یک سند تجاری جزئیشده است که محصولات یا خدمات ارائهشده به مشتری، مبلغ قابل پرداخت و روش پرداخت ترجیحی را ثبت میکند (Zoho).
این ابزارها قادرند:
-
فاکتور تولید کنند
-
پرداختها را پیگیری نمایند
-
یادآوریهای خودکار ارسال کنند
-
اسناد مالی ایجاد کنند
با کاهش ورود دستی اطلاعات و خودکارسازی کارهای تکراری، ابزارهای AI باعث میشوند کسبوکارها سریعتر، دقیقتر و با زحمت کمتر فاکتور صادر کنند.
چرا باید از ابزار صدور فاکتور هوشمند استفاده کنیم؟
استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی در صدور فاکتور مزایای متعددی دارد، از جمله:
1. صرفهجویی در زمان
خودکارسازی ایجاد و ارسال فاکتور میتواند ساعتها زمان در هفته ذخیره کند.
2. افزایش دقت
هوش مصنوعی خطاهای انسانی در محاسبات و ورود دادهها را به حداقل میرساند.
3. دریافت سریعتر پرداختها
یادآوریهای خودکار و گزینههای پرداخت آسان، جریان نقدینگی را بهبود میدهند.
4. تحلیل دادههای مالی
AI میتواند دادههای فاکتورها را تحلیل کرده و بینشهای ارزشمندی برای تصمیمگیری ارائه دهد.
5. مقیاسپذیری با رشد کسبوکار
با رشد پروژهها، این ابزارها بدون نیاز به نیروی انسانی اضافه، حجم بالای فاکتورها را مدیریت میکنند.
بهترین ابزار ساخت فاکتور با هوش مصنوعی در سال ۲۰۲۶
1. bookeeping.ai
bookeeping.ai یک ابزار برای ساخت فاکتور با هوش مصنوعی است که تا ۹۵٪ از وظایف حسابداری را خودکار میکند و بهطور متوسط ۵۷ ساعت در ماه در زمان شما صرفهجویی میکند. این ابزار شامل ثبت سوابق مالی، مدیریت هزینهها و پیگیری درآمد است و یکی از بهترین نرمافزارهای صدور فاکتور مبتنی بر AI محسوب میشود.
کاربرد bookeeping.ai در صدور فاکتور:
-
تولید فاکتور با دستورات متنی (چتمحور)
-
ارسال خودکار فاکتور از طریق ایمیل
-
یکپارچگی با سایر وظایف مالی مانند دفتر کل و اسکن رسیدها
-
ارائه مشاوره حسابداری در لحظه
-
تحلیل هوشمند مالی برای بهبود جریان نقدی
-
قالبهای فاکتور قابل شخصیسازی مطابق برند شما
سایر قابلیتها:
-
تهیه خودکار ترازنامه، صورت سود و زیان و دفتر کل
-
اسکن و دستهبندی رسیدها با OCR از ایمیل یا موبایل
-
تولید اسناد مالی از طریق چت
-
ساخت صفحات گسترده مالی (دارایی، بدهی، سرمایه)
-
تکمیل خودکار فرمهای مالیاتی
-
جستجوی هوشمند اطلاعات مالیاتی از منابع رسمی
سطح پیچیدگی: آسان
نسخه رایگان: ۳ روز آزمایشی
رابط کاربری:
امتیاز تیم بررسی: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️
bookeeping.ai با رویکرد یکپارچه خود در مدیریت مالی، بهویژه برای فریلنسرها و کسبوکارهای کوچک که حسابدار اختصاصی ندارند، انتخابی ایدهآل است.
2. Wave
Wave یک نرمافزار حسابداری است که ابزار صدور فاکتور را نیز در اختیار کسبوکارهای کوچک قرار میدهد. اگر میخواهید تمام اطلاعات مشتریان را در یک مکان مدیریت کرده و فاکتورهای متنوعی شخصیسازی کنید، Wave گزینهای مناسب است.
ویژگیها:
-
ایجاد فاکتورهای حرفهای با قالبهای ساده
-
تعداد نامحدود مشتری بدون هزینه اضافی
-
دریافت سریعتر پول از طریق پرداخت با کارت اعتباری
-
ارسال فاکتور از طریق اپلیکیشن موبایل (iOS و Android)
-
پرداخت مستقیم مشتری از طریق دکمه «Pay Now»
سطح پیچیدگی: کم
نسخه رایگان: دارد
رابط کاربری: ⚪️
امتیاز تیم بررسی: ⭐️⭐️⭐️⭐️
Wave گزینهای عالی برای استارتاپها و کسبوکارهای کوچک است که به دنبال صدور فاکتور ساده و حرفهای هستند.
3. QuickBooks Online
QuickBooks Online با اضافهکردن قابلیتهای هوش مصنوعی، سیستم صدور فاکتور خود را در بستر یک پلتفرم حسابداری کامل ارتقا داده است. این ابزار هم برای حسابداران و هم برای کسبوکارهای کوچک مناسب است.
ویژگیها:
-
شخصیسازی و ارسال فاکتور با AI
-
تطبیق خودکار پرداختها با فاکتورها
-
تحلیل پیشبینیکننده جریان نقدی
-
اتصال به سایر امکانات QuickBooks
-
یکپارچگی با اپلیکیشنهای جانبی متعدد
-
اتصال خودکار به حسابهای بانکی و کارت اعتباری
-
پیشنهاد هوشمند دستهبندی هزینهها
-
پیگیری وضعیت فاکتور از ارسال تا پرداخت
-
اپلیکیشن موبایل با قابلیت اسکن فاکتور
سطح پیچیدگی: متوسط تا بالا
نسخه رایگان: ندارد (۳۰ روز دوره آزمایشی)
رابط کاربری: ⚪️⚪️
امتیاز تیم بررسی: ⭐️⭐️⭐️⭐️
QuickBooks Online انتخابی مناسب برای کسبوکارهایی است که به یک راهکار حسابداری کامل با امکانات پیشرفته صدور فاکتور نیاز دارند.
Canva یک ابزار طراحی قدرتمند و رایگان است که همه می توانند از آن برای ساخت فاکتور با هوش مصنوعی استفاده کنند. در ادامه به بررسی کامل ساخت اینوویس با هوش مصنوعی از طریق canva می پردازیم.
آیا به یک فاکتور کارآمد و در عین حال خلاقانه نیاز دارید که به شما کمک کند برجسته شوید؟ با Canva، ایجاد یک فاکتور کسب و کار شخصی شده از طریق استفاده از یکی از الگوهای متعدد در پلتفرم نمی تواند آسان تر باشد.
چگونه یک الگو برای فاکتور خود در Canva پیدا کنید
برای پیدا کردن یک الگو، کلمه فاکتور را در نوار جستجو در وسط صفحه اصلی Canva تایپ کنید. مثال هایی مانند فاکتور تجاری و فاکتور ساده را به شما ارائه می دهد. با این حال، جستجوی فاکتور تنوع بیشتری از الگوها را در اختیار شما قرار می دهد.
از اینجا به شما این امکان داده میشود که یک فاکتور خالی ایجاد کنید – با این حال، این فقط شما را به یک صفحه Canva Docs خالی میفرستد که در آن باید همه چیز را از ابتدا ایجاد کنید. اگر یک فاکتور خلاقانه می خواهید، انتخاب یک الگو راه حلی است.
وقتی به گزینههای قالب نگاه میکنید، متوجه میشوید که روی برخی از آنها نمادهایی وجود دارد. علائم دلار به این معنی است که عناصر پرداخت شده در قالب وجود دارد. تاج ها فقط برای مشترکین Canva Pro هستند. اگر با نسخه رایگان Canva کار می کنید، یک قالب بدون تاج انتخاب کنید.
الگویی را که دوست دارید انتخاب کنید و روی Customize This Template کلیک کنید.
قالب را در ویرایشگر Canva ویرایش کنید
پس از انتخاب قالب خود، می توانید طرح خود را در صفحه ویرایشگر Canva ویرایش کنید. همچنین اگر از تلفن یا تبلت خود استفاده می کنید، می توانید طرح های خود را در برنامه تلفن همراه Canva ویرایش کنید.
1. برای تغییر رنگ عناصر، کافی است روی یکی کلیک کنید، به مربع رنگی در بالای صفحه بروید و سپس رنگ جدید خود را انتخاب کنید. اگر می خواهید همه عناصر را از یک رنگ به رنگ دیگر تغییر دهید، دکمه Change All را انتخاب کنید.
2. برای ویرایش عناصر متن، کافی است روی آنها دوبار کلیک کنید و متن انتخابی خود را دوباره تایپ کنید. اگر از جایی که چیزی قرار داده شده است را دوست ندارید، می توانید آن را با کشیدن و رها کردن آن در جای دیگری جابه جا کنید.
3. اگر الگوی انتخابی شما فاقد چیزی است، میتوانید تا زمانی که دوست دارید فاکتور خود را در تب Elements در سمت چپ هزینه کنید. در اینجا شکلها، خطوط، تصاویر، گرافیکها و هر چیزی را در این بین خواهید یافت—فقط به یاد داشته باشید که اگر از یک حساب کاربری رایگان استفاده میکنید، به عناصر رایگان پایبند باشید.
چگونه فاکتور خود را در Canva به اشتراک بگذارید
هنگامی که از ظاهر فاکتور خود راضی هستید، چند گزینه پیش رو دارید. میتوانید فاکتور را دانلود کنید تا خودتان آن را چاپ کنید، آن را از Canva برای مشتری خود ایمیل کنید یا از خدمات چاپ Canva استفاده کنید.
1. برای دانلود فاکتور کافی است روی دکمه اشتراک گذاری در گوشه سمت راست بالای صفحه کلیک کنید و سپس روی دانلود کلیک کنید. از آنجا، بهتر است آن را به صورت PDF دانلود کنید. سپس، دانلود را انتخاب کنید.
2. برای ایمیل کردن فاکتور خود، روی دکمه اشتراک گذاری کلیک کنید و سپس گزینه More را در پایین انتخاب کنید. اگر در زیر پیامرسانی به پایین اسکرول کنید، گزینه ایمیل را مشاهده خواهید کرد—روی آن کلیک کنید. ایمیلی را که می خواهید برای آن ارسال کنید وارد کنید سپس روی Send کلیک کنید.
همچنین میتوانید از خدمات چاپ Canva استفاده کنید – با این حال، اگر برگههای صورتحساب خالی را چاپ میکنید، این گزینه بهترین است زیرا باید به صورت عمده خرید کنید.
3. در صورت موجود بودن، روی گزینه Print Letterheads در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید یا روی Share و سپس Print With Canva کلیک کنید. از آنجا، نوع و مقدار کاغذ خود را انتخاب کنید و روی Continue کلیک کنید. دستورالعمل های Canva را برای پرداخت و ارسال فاکتورهای خود دنبال کنید.
با Canva هیچ محدودیتی برای تخیل شما وجود ندارد
به عنوان یک تجارت، راه های زیادی وجود دارد که می توانید از Canva برای ایجاد محصولات سفارشی برای شرکت خود استفاده کنید. این پلتفرم طراحی اسناد تجاری زیبا و حرفه ای از فاکتورها تا سربرگ ها، پست های رسانه های اجتماعی و حتی وب سایت ها را برای هر کسی آسان می کند.
نظرات کاربران