جلسات آنلاین در محل کار، چه در خانه و چه در دفتر کار، جزئی جدایی ناپذیر شده اند. این جلسات به طور غیرقابل انکاری راحت هستند، زیرا مردم را در سطح محلی و جهانی به هم متصل می‌کنند. ابزار ضروری برای جلسات آنلاین را در ادامه معرفی میکنیم.
برای اطمینان از موثر بودن جلسات آنلاین و عدم اتلاف وقت شما، چندین چالش وجود دارد که باید بر آنها غلبه کنید. خوشبختانه، شما می‌توانید با ترکیب مناسب ابزارها، محیط ملاقات مشارکتی تری ایجاد کنید. در زیر، برخی از ابزارهای ضروری برای جلسات آنلاین سازنده را پوشش خواهیم داد.
1. برای جلسات آنلاین همزمان یا بی‌درنگ از Zoom استفاده کنید
ابزار ضروری برای جلسات آنلاین
یک جلسه آنلاین سازنده بدون بهترین نرم افزار کنفرانس ویدئویی برای کار از راه دور امکان پذیر نخواهد بود. با طیف گسترده ای از ابزارهای جلسه مجازی که ویژگی ها و عملکردهای مختلف را ارائه می‌دهند، Zoom با رابط بصری خود متمایز است.
این بدان معنا نیست که Zoom فاقد ویژگی های قدرتمند است، زیرا ویدیو و صدا، ضبط و قابلیت اشتراک گذاری صفحه نمایش با کیفیت بالا را ارائه می‌دهد.
این هم امکانات آن نیست؛ همچنین می‌توانید از ویژگی پس زمینه مجازی Zoom برای تغییر پس زمینه خود استفاده کنید، که اگر فضای کاری درهم ریخته ای دارید، می‌تواند مفید باشد. Zoom همچنین از ادغام با سایر ابزارهای بهره وری محبوب مانند Slack، Google Calendar و Asana پشتیبانی می‌کند و ایجاد یک محیط مجازی مشترک را آسان‌تر می‌کند.
2. منتظر جلسات ناهمزمان باشید
چه اتفاقی می‌افتد وقتی نمی‌توانید همه را همزمان برای یک جلسه آنلاین دور هم جمع کنید؟ این یکی از رایج ترین چالش های کار از راه دور است که تیم هایی مشغول در مناطق مختلف با آن مواجه می‌شوند.
ابزار ضروری برای جلسات آنلاین
یک راه حل موثر برای این مشکل، داشتن جلسات ناهمزمان است که نیازی به آنلاین بودن همزمان افراد ندارد. علاوه بر این، جلسات آنلاین ناهمزمان معمولاً مولدتر هستند زیرا می‌توانید تبادلات فکری بیشتری را ارائه دهید و بحث های بی وقفه داشته باشید.
خوشبختانه چندین ابزار ارتباط تصویری ناهمزمان وجود دارد که می‌توانید برای جلسات مجازی خود از آنها استفاده کنید. یکی از این موارد Loom است که به شما امکان می‌دهد فیلم ها را ضبط کنید و در صورت تمایل آنها را با تیم خود به اشتراک بگذارید. این برای ایجاد آموزش های گام به گام یا ارسال بازخورد به اعضای تیم بدون نیاز به برنامه ریزی جلسه ایده آل است.
3. Krisp برای حذف نویز پس زمینه در طول جلسات
سر و صدای پس زمینه از چندین جهت مانع بهره وری در محل کار می‌شود، به خصوص در طول جلسات مجازی. فرقی نمی‌کند حیوان خانگیتان صدا کند، بچه ای که گریه می‌کند، ساخت‌وساز بیرون از خانه یا همکارانی که در پس زمینه صحبت می‌کنند، سر و صدا می‌تواند حواس‌پرتی را در جلسات مجازی ایجاد کند.
Krisp یک ابزار شگفت انگیز حذف نویز و مجهز به هوش مصنوعی است که می‌تواند با حذف نویزهای ناخواسته پس زمینه، بهره وری جلسات آنلاین شما را افزایش دهد. می‌توانید از Krisp برای اطمینان از واضح بودن صدایتان استفاده کنید، حواس پرتی ها را به حداقل برسانید و محیط کاری پربارتر ایجاد کنید.
علاوه بر این، Krisp با برخی از محبوب ترین ابزارهای ارتباطی آنلاین از جمله تیم های مایکروسافت، Zoom، Skype و غیره سازگار است.
4. Camo برای استفاده از تلفن هوشمند خود به عنوان وب کم
پس از حل یک چالش شنیداری در قالب نویز پس زمینه، بیایید توجه خود را به یک موضوع بصری رایج در جلسات مجازی معطوف کنیم. اکثر مردم از رایانه هایی با وب کم داخلی زیر سطح برای کنفرانس های ویدیویی استفاده می‌کنند. اگر می‌خواهید کیفیت تماس ویدیویی خود را بهبود ببخشید و در طول جلسات آنلاین حرفه ای تر به نظر برسید، Camo ابزار عالی است.
اگر با دوربین تداومی اپل آشنا هستید، که دارندگان مک را قادر می‌سازد از آیفون خود به عنوان وب کم استفاده کنند، Camo همین کار را برای کاربران macOS، ویندوز، iOS و اندروید انجام می‌دهد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که Camo را در تلفن هوشمند و رایانه خود دانلود کنید و با اسکن یک کد QR هر دو دستگاه را با استفاده از کابل USB یا از طریق اتصال بی سیم جفت کنید.
هنگامی که دستگاه خود را جفت کردید، می‌توانید تنظیمات را بر اساس ترجیحات خود سفارشی کنید و با برنامه های کنفرانس ویدیویی محبوب مانند Zoom برای جلسات آنلاین خود استفاده کنید.
5. Calendly برای برنامه ریزی جلسات
ابزار ضروری برای جلسات آنلاین
بنابراین، چگونه اغلب همکاران یا مشتریان خود را مجبور می‌کنید به جلسات آنلاین شما بپیوندند؟ ما شرط می‌بندیم که زمان زیادی را صرف ارسال ایمیل یا برقراری تماس کنید تا مناسب ترین زمان را برای همه پیدا کنید. Calendly یک ابزار آنلاین موثر برای برنامه ریزی جلسات است که می‌تواند به شما کمک کند فرآیند زمان بندی را خودکار کنید، بنابراین می‌توانید روی تبادلات سازنده با مشتریان یا همکاران خود تمرکز کنید.
برنامه ریزی جلسات و وظایف با استفاده از Calendly ساده است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک نوع رویداد، از یک به یک تا جلسات گروهی ایجاد کنید. نام، مکان، توضیحات، مدت زمان و تاریخ رویداد را انتخاب کنید.
پس از وارد کردن تمام جزئیات لازم، می‌توانید پیوند را از طریق ایمیل با دعوت کنندگان خود به اشتراک بگذارید تا به آنها اجازه دهید بهترین زمان را بر اساس در دسترس بودن شما انتخاب کنند. در اینجا چند نکته Calendly وجود دارد که به شما کمک می‌کند در برنامه ریزی بهتر عمل کنید.
6. Otter.ai برای ضبط جلسات شما
یکی از بهترین راه ها برای اطمینان از پربار بودن جلسات آنلاین، ثبت تمام نکات کلیدی مورد بحث در جلسه است. با این حال، یادداشت برداری دستی در طول یک جلسه فعال می‌تواند چالش برانگیز باشد، به خصوص در طول یک جلسه طولانی یا هنگام گوش دادن به بلندگوهای سریع. اینجاست که Otter.ai می تواند مفید باشد.
Otter یک دستیار مجهز به هوش مصنوعی است که صدا را ضبط می‌کند و گفتار را در زمان واقعی به متن تبدیل می‌کند. می‌توانید از Otter برای ضبط جلسات آنلاین در غیاب خود، ایجاد خلاصه، ثبت اسلایدها در یادداشت های خود و یافتن اطلاعات مرتبط با جستجوی کلمات کلیدی استفاده کنید.
با Otter، می‌توانید روی جذاب تر و سازنده تر کردن جلسات مجازی خود تمرکز کنید، و این درحالی است که یادداشت ها و رونوشت های ایجاد شده توسط هوش مصنوعی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
7. Trello برای تبدیل یادداشت های جلسه به وظایف عملی
ابزار ضروری برای جلسات آنلاین
جلسات به عنوان بستری برای تبادل نظر افراد و بحث در مورد استراتژی ها و راه حل ها عمل می‌کند. اما بعد از پایان جلسه چه اتفاقی می‌افتد؟ چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که تمام برنامه ها و استراتژی های مورد بحث در جلسه به وظایف عملی تبدیل می‌شوند؟ می‌توانید از Trello برای سازماندهی پروژه های خود استفاده کنید.
Trello یک ابزار مدیریت پروژه به سبک Kanban است که می‌تواند به شما در سازماندهی وظایف شخصی و حرفه ای خود کمک کند. این یک ابزار ایده آل برای تیم هایی است که می‌خواهند با ایجاد تابلو برای هر پروژه و کارت برای وظایف خاص در پروژه، یک نمای کلی بصری از پروژه ها داشته باشند.
می‌توانید تاریخ های مقرر را تعیین کنید، وظایفی را به اعضای تیم اختصاص دهید و فایل های مربوط به کار را پیوست کنید. این یادداشت های جلسه شما را به آسانی به کارهای قابل اجرا تبدیل می‌کند.
جلسات آنلاین خود را با این ابزارهای ضروری شارژ کنید
بدون ابزار مناسب، جلسات آنلاین شما می‌توانند به سرعت به رویدادهای درهم ریخته تقویم و اتلاف وقت تبدیل شوند. با این حال، می‌توانید از این ابزارها برای خودکارسازی کارهای تکراری، ضبط و خلاصه کردن مکالمات، تبدیل یادداشت های جلسه به کارهای عملی و غیره استفاده کنید. همه اینها به شما کمک می‌کند تا از جلسات تیم مجازی خود نهایت استفاده را ببرید و مطمئن شوید که آنها در بهترین و سازنده ترین حالت هستند.
نظرات کاربران