نحوه استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل های دشوار در محل کار

با نوشتن ایمیل های سخت در محل کار مشکل دارید؟ اجازه دهید ChatGPT به شما کمک کند. استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل زا یاد بگیرید.

نوشتن ایمیل‌های دشوار اجتناب‌ناپذیر است، صرف‌نظر از اینکه در چه شغلی هستید. چه بخواهید به پروژه‌های اضافی نه بگویید یا درخواست مرخصی کنید، نوشتن ایمیل می‌تواند اضطراب‌آور باشد. مهم نیست، شجاعت ارسال را پیدا کنید.

ممکن است شنیده باشید که ChatGPT می تواند به افراد در نوشتن نامه های پوششی و رزومه کمک کند، و از خود می پرسید که آیا می تواند به شما در نوشتن ایمیل های دشوار نیز کمک کند. اگر اطلاعات کافی را در اختیار هوش مصنوعی قرار دهید، می توانید محتوا را به عنوان پایه ای برای ایمیل خود استفاده کنید. ChatGPT می تواند به شما کمک کند بدون درگیر کردن احساسات، روی پیام تمرکز کنید.

مرحله 1: با ChatGPT یک اکانت باز کنید

استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل

فرآیند باز کردن یک اکانت کاربری با ChatGPT. به وب سایت https://chat.openai.com/ بروید، در آنجا پیامی برای ورود به سیستم یا ثبت نام خواهید دید. می توانید با یک ایمیل یک اکانت کاربری ایجاد کنید یا از اکانت Google خود استفاده کنید.

مطمئن شوید تلفنتان نزدیک است زیرا یک کد شش رقمی برای تأیید اکانتتان دریافت خواهید کرد. هنگامی که اکانت خود را تأیید کردید، برای شروع آماده هستید.

شما می توانید بین استفاده از GPT-3.5 رایگان یا ارتقاء به GPT-4، که شما را به 25 پیام در هر سه ساعت محدود می کند، یکی را انتخاب کنید. GPT-4 پاسخ‌ها را سریع‌تر به شما می‌دهد و دسترسی به ویژگی‌های بتا مانند مفسر کد، افزونه‌ها و مرور را فراهم می‌کند.

هزینه GPT-4 ماهیانه 20 دلار است. اگر در مورد ویژگی‌های بتا پیشنهادات GPT-4 کنجکاو هستید، ممکن است علاقه مند به یادگیری کارهایی باشید که می‌توانید با مفسر کد ChatGPT انجام دهید.

مرحله 2: ChatGPT را با دستورالعمل های سفارشی ارائه کنید

قبل از اینکه از ChatGPT بخواهید برای شما محتوا ایجاد کند، باید دستورالعمل های سفارشی را به پلتفرم ارائه دهید. دو سوال برای شما وجود دارد که باید پاسخ دهید تا هوش مصنوعی بتواند پاسخ های مورد نظر شما را ارائه دهد.

اولین سوال این است: دوست دارید ChatGPT در مورد شما چه چیزی بداند تا پاسخ های بهتری ارائه دهد؟ اینجاست که می‌توانید اهداف، علایق، سرگرمی‌ها، کارهایی که برای کار انجام می‌دهید و جایی که در آن قرار دارید را توصیف کنید.

سوال دوم این است: دوست دارید ChatGPT چگونه پاسخ دهد؟ می‌توانید به هوش مصنوعی بگویید که آیا می‌خواهید پاسخ‌های رسمی یا معمولی داشته باشید، محتوا چقدر باید باشد، و آیا می‌خواهید هوش مصنوعی نظری ایجاد کند یا بی‌طرف بماند.

در اینجا یک نمونه مقدمه آورده شده است:

استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل

مرحله 3: از ChatGPT بخواهید ایمیل مورد نظر خود را بنویسد

هنگامی که به ChatGPT اطلاعاتی در مورد خودتان، محل کار، و لحن و طول پاسخ‌هایتان اطلاع دادید، می‌توانید از ChatGPT بخواهید یک ایمیل برای شما بسازد. به یاد داشته باشید، اگر نسخه اول ارائه شده را دوست ندارید، همیشه می توانید به ChatGPT بگویید که یک پاسخ را دوباره تولید کند.

Resignation Email

چه در مورد مرحله بعدی حرفه خود هیجان زده باشید و چه به دلیل اینکه از شرایط فعلی خود خسته شده اید، کار را ترک می کنید، نوشتن یک ایمیل استعفا می تواند دشوار باشد. شما نمی خواهید هیچ پل را بسوزانید، بنابراین می خواهید مثبت را ترک کنید.

به یاد داشته باشید که ممکن است در آینده به مراجع نیاز داشته باشید، و می‌خواهید هنگام ارائه نام افرادی که با آنها کار کرده‌اید، مطمئن باشید. از اظهار نظر درباره سیاست‌های مدیریت و تعطیلات یا شکایت از همکاران خود خودداری کنید. این در مورد اطلاع دادن به کارفرمای شما است.

همانطور که در بالا می بینید، درخواست ارسال یک ایمیل کوتاه بود که به هیئت مدیره اطلاع دهد نویسنده کار را ترک می کند و به آنها خداحافظی می کرد. آیا در فکر استعفا از شغل خود هستید؟ در اینجا برخی از ملاحظات مالی برای آماده شدن وجود دارد.

ایمیل بزنید تا به سرپرستتان بفهمانید که ضرب الاجل را تعیین نمی کنید

استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل

اجازه ندهید خجالت شما را از اجازه دادن به مدیریت و تیم خود باز دارد که در انجام یک ضرب الاجل با مشکل مواجه هستید. وقتی همه از چالش‌هایی که شما تجربه می‌کنید آگاه باشند، ممکن است بتوانند تنظیماتی را انجام دهند تا به شما در رسیدن به ضرب‌الاجل کمک کنند.

شما نمی خواهید عامل یک گلوگاه باشید. منتظر نشدن تا آخرین لحظه برای اینکه به مدیریت و تیم خود بفهمانید که ضرب الاجل نخواهید داشت، می تواند به حفظ روابط و ایجاد اعتماد کمک کند.

برخی از افراد برای رسیدن به ضرب الاجل تلاش می کنند زیرا در دام تعلل می افتند. اگر به نظر شما می رسد، ممکن است علاقه مند به یادگیری نکات مهم برای جلوگیری از تعویق و رعایت ضرب الاجل باشید.

ایمیل برای درخواست مرخصی اضطراری

برگ های اضطراری می توانند استرس زا باشند. آخرین چیزی که باید نگران آن باشید نوشتن نامه ای برای درخواست مرخصی در مدت کوتاه است، به خصوص اگر کارها در محل کار شلوغ باشد.

صرف نظر از اینکه آیا با مدیر خود مکالمه شفاهی داشته اید، ممکن است لازم باشد چیزی را به صورت کتبی برای سوابق شغلی خود ارسال کنید. هنگام بحث در مورد بازگشت خود، می خواهید واقع بین باشید و انتظارات معقولی را برای کارفرما و تیم خود تعیین کنید.

از آنجایی که هیچ‌کس برای مرخصی اضطراری برنامه‌ریزی نمی‌کند، این معمولاً درخواست لحظه آخری است، بنابراین ممکن است بخواهید به همه اطلاع دهید که اگر به خارج از شهر می‌روید چگونه می‌توانید به شما دسترسی داشته باشید. می‌توانید به مدیر و تیم خود اطمینان دهید که ایمیل‌ها و پست‌های صوتی را مرتباً چک می‌کنید تا زمانی که دور هستید از همه چیز مطلع باشید.

اگر در زندگی خود یک سالمند دارید، ممکن است از روزی که نیاز به مرخصی اضطراری داشته باشید وحشت داشته باشید. ممکن است علاقه مند به اشتراک گذاری این ابزارهای هوشمند برای سالمندان برای حفظ سلامتی و تندرستی با عزیزان خود باشید.

ایمیلی برای «نه» گفتن به یک پروژه

استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل

در حالی که “آیا با من شوخی می کنی؟” ممکن است پاسخی تند به درخواست برای انجام پروژه دیگری باشد، بهتر است با یک پاسخ دیپلماتیک پاسخ دهید. اگر تمایلات مردم پسند دارید، ممکن است بخواهید به سرعت ایمیل را ارسال کنید.

انتظار بیش از حد برای ارسال ایمیل ممکن است شما را به دامی بیاندازد که در آن دلایلی برای بله گفتن پیدا کنید، حتی زمانی که شهودتان به شما می گوید که این ایده خوبی نیست زیرا از قبل کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. شما می خواهید خواننده بداند که اگرچه می خواهید کمک کنید، اما زمان خوبی برای شما نیست.

قبل از ارسال ایمیل، مطمئن شوید که پاسخ شما با خط مشی سازمان مطابقت دارد و برای گیرنده مناسب است. اگر برای امتناع از کارها با اطمینان به کمک نیاز دارید، ممکن است علاقه مند باشید که یاد بگیرید چگونه مودبانه در محل کار «نه» بگویید.

ایمیل برای به دست آوردن وضوح در اولویت های سازمانی

استفاده از ChatGPT برای نوشتن ایمیل

گاهی اوقات، ممکن است زیر بار مسئولیت های خود غرق شوید و مطمئن نباشید که از کجا شروع کنید. به جای تلاش برای کشف مستقل، بهتر است از مدیر یا سرپرست خود بپرسید که چه چیزی را در اولویت قرار دهید.

درخواست کمک از مدیریت می تواند ترسناک باشد زیرا نمی خواهیم در انجام کار خود ناتوان به نظر برسیم. به جای فرض و اشتباه گرفتن، بهتر است از رهبری بپرسید که چه چیزی را باید در اولویت قرار دهید.

توانایی اولویت بندی مهارتی است که اگر احساس کنید ضعیف است می توانید آن را بسازید. اگر برای اولویت بندی به کمک نیاز دارید، ممکن است به بهترین برنامه هایی که می توانید برای اولویت بندی وظایف در محل کار استفاده کنید علاقه مند باشید.

مرحله 4: ایمیل های ایجاد شده توسط ChatGPT را بررسی و ویرایش کنید

هنگامی که ChatGPT با استفاده از درخواست شما ایمیلی ایجاد کرد، باید آن را بررسی کرده و ویرایش های لازم را انجام دهید. برخی از موارد ذکر شده در پیش نویس ممکن است در مورد شما صدق نکند و هوش مصنوعی ممکن است اطلاعات مهمی را که می خواهید درج کنید از دست بدهد.

مرحله 5: ایمیل را ارسال کنید

این احتمالاً چالش برانگیزترین بخش نوشتن یک ایمیل دشوار است. نگران واکنش نباشید و آن را بفرستید! قبل از اینکه گزینه ارسال را بزنید، ممکن است بخواهید اشتباهاتی را که باعث می شود یک ایمیل تجاری غیرحرفه ای به نظر برسد، یاد بگیرید.

ایمیل های دشوار باید ارسال شوند

ارسال ایمیل هایی با ماهیت منفی می تواند چالش برانگیز باشد، اما باید انجام شود. اجتناب از موضوعات پیچیده می تواند مشکلات بیشتری نسبت به ایجاد آنها ایجاد کند. حتی اگر تهیه پیش نویس یک ایمیل دشوار ممکن است باعث اضطراب شود، پس از ضربه زدن به ارسال، احساس بهتری خواهید داشت.

ممکن است مدیر یا سرپرست شما از پیام راضی نباشد، اما از اینکه با اطلاع کافی به آنها بگویید چه اتفاقی می افتد، خوشحال خواهند شد. ممکن است برخورد با تعارض کار مورد علاقه شما نباشد، اما مدیریت موثر آن مهم است. مدیریت تعارض یک مهارت ضروری برای یادگیری حرفه ای و شخصی است.