چگونگی ایجاد چک لیست در مایکروسافت اکسل

چک لیست ها روش خوبی برای پیگیری وظایف یا کارهای محوله هستند. ما به شما آموزش خواهیم داد که چگونه یک چک لیست در اکسل ایجاد کنید، به صورت قدم به قدم و ساده. چک لیست در مایکروسافت اکسل را با این آموزش

بسیاری از برنامه ها می توانند چک لیست ایجاد کنند، اما آیا اصلا به این برنامه ها نیاز است؟ شما می توانید به راحتی یک چک لیست در Microsoft Excel ایجاد کنید.

بیایید ببینیم چگونه می توان یک چک لیست در اکسل در مدت زمان پنج دقیقه یا کمتر ایجاد کرد.

نحوه ایجاد چک لیست در اکسل

امروز ما به شما آموزش خواهیم داد که چگونه یک چک لیست در اکسل همراه با چک باکس هایی ایجاد کنید که می توانید پس از انجام امور، آنها را علامت بزنید.

در ادامه مراحل ساده ای را باید دنبال کنید که به آنها اشاره خواهیم کرد:

 وارد کردن آیتم‌های چک لیست در اکسل

لیست To-Do را به صوت یک آیتم در هر خانه وارد کنید. در این مثال یک خانه به صورت «کل آیتم‌ها» (Total Items) داریم و خانه دیگری شامل مجموعه Items Packed است که نشانگر تعداد آیتم‌هایی است که از یک لیست حذف شده‌اند.

خانه دارای عنوان Am I good to go?‎ در صورتی که همه آیتم‌ها انجام نشده باشند یک NO به رنگ قرمز نمایش می‌دهد. زمانی که همه آیتم‌های لیست انجام شده باشند، این خانه به رنگ سبز درمی‌آید و کلمه YES را نمایش می‌دهد.

روی زبانه Developer کلیک کرده و سپس Insert را در بخش Controls بزنید و روی Check Box (Form Control) کلیک کنید.

چک لیست در مایکروسافت اکسل

 افزودن چک‌باکس‌ها به چک لیست در اکسل

روی خانه‌ای که می‌خواهید چک‌باکس را درج کنید، کلیک کنید. به این ترتیب می‌بینید که متنی در سمت راست چک‌باکس ظاهر می‌شود. ما فقط به کادر متنی و نه خود متن نیاز داریم.

زمانی که کنترل checkbox انتخاب شده است، متن کنار آن را هایلایت کرده و حذف کنید.

اندازه کنترل checkbox به صورت خودکار پس از حذف متن تغییر نمی کند. اگر می‌خواهید اندازه آن را تغییر دهید، روی خانه راست-کلیک و چک‌باکس را انتخاب کنید و سپس روی چک‌باکس چپ-کلیک کنید تا منوی زمینه پنهان شود. اکنون همانند تصویر فوق به همراه دایره‌هایی در گوشه‌ها انتخاب شده است.

یکی از این دایره‌ها را از سمت راست به سمت چک‌باکس بکشید تا اندازه خط بیرونی به اندازه چک‌باکس برسد. سپس می‌توانید چک‌باکس را به مرکز خانه جابجا کنید. اکنون باید این چک‌باکس را به بقیه آیتم‌های لیست To-Do کپی کنیم.

برای انتخاب سلول شامل چک‌باکس، می‌توانید هر سلول کناری آن را انتخاب کرده و سپس با استفاده از کلیدهای جهتی به خانه‌ای که چک‌باکس در آن قرار دارید بروید.

برای کپی کردن چک‌باکس به خانه‌های دیگر، کرسر را روی گوشه پایین-راست خانه انتخاب شده و حاوی چک‌باکس ببرید تا به شکل علامت بعلاوه دربیاید. مطمئن شوید که کرسر به شکل دست نیست، چون باعث تیک خوردن چک‌باکس می‌شود.

علامت بعلاوه را روی خانه‌هایی که می‌خواهید چک‌باکس کپی شوند کشیده و سپس دکمه ماوس را رها کنید. به این ترتیب چک‌باکس روی همه این خانه‌ها کپی خواهد شد.

قالب‌بندی پیشرفته چک لیست در اکسل

بسته به این که می‌خواهید چک لیست را به چه هدفی مورد استفاده قرار دهید می‌توانید جزئیات قالب‌بندی بیشتری برای اعتبارسنجی لیست و خلاصه کردن حالت آن اضافه کنید.

ایجاد یک ستون false/true

در این مرحله باید از ستون سمت راست چک‌باکس‌ها برای ذخیره مقادیر درست/نادرست چک‌باکس‌ها استفاده کنیم. به این ترتیب می‌توانیم با استفاده از این مقادیر بفهمیم که آیا همه کادرها تیک خورده‌اند یا نه. پس روی چک‌باکس اول راست-کلیک کرده و گزینه Format Control را انتخاب کنید.

چک لیست در مایکروسافت اکسل

در زبانه Control روی کادر محاوره‌ای Format Object روی دکمه انتخاب سلول در سمت راست کادر Cell Link کلیک کنید.

خانه سمت راست سلول چک‌باکس را انتخاب کنید تا یک ارجاع مطلق به سلول انتخابی در باکس Cell link روی نسخه فشرده کادر محاوره‌ای Format Control درج شود. دوباره روی دکمه انتخاب سلول کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای باز شود. سپس روی OK کلیک کنید تا بسته شود. این رویه را برای همه چک‌باکس‌های لیست تکرار کنید.

چک لیست در مایکروسافت اکسل

وارد کردن آیتم‌های کلی و محاسبه آیتم‌های تیک خورده

در ادامه تعداد کل چک‌باکس‌های موجود در لیست را در سلول سمت راست سلول Total Items وارد کنید. اکنون از تابع خاصی استفاده می‌کنیم که برای ما محاسبه می‌کند چه تعداد از چک‌باکس‌ها تیک خورده‌اند.

متن زیر را در سلول سمت راست سلول دارای برچسب Items Packed وارد کرده و اینتر را بزنید:

=COUNTIF(C2:C9,TRUE)

این فرمول تعداد سلول‌هایی در ستون C (از C2 تا C9) که مقدار ‌True دارند را می‌شمارد. شما در شیت خود می‌توانید به جای C2:C9 از حرف ستون و شماره ردیف‌هایی که در سمت راست چک‌باکس‌ها قرار دارند استفاده کنید.

چک لیست در مایکروسافت اکسل

پنهان کردن ستون True/False

ما نیاز نداریم که مقادیر ستون True و False به کاربر نشان داده شود، و می توانیم آن را پنهان کنیم. به این منظور روی عنوان ستون کلیک کنید تا همه سلول‌های آن انتخاب شود. سپس روی عنوان ستون راست-کلیک کرده و گزینه Hide را انتخاب کنید.

به این ترتیب می‌بینید که ستون C پنهان می‌شود، اما یک خط دوبل در آنجا به نمایش در می آید که نشان می‌دهد این ستون حذف نشده و صرفاً پنهان شده است.

بررسی تیک خوردن همه چک‌باکس‌های چک لیست در اکسل

برای محاسبه مقدار سلول Am I good to go از یک فرمول IF استفاده می‌کنیم تا ببینیم آیا همه چک‌باکس‌ها تیک خورده‌اند یا نه. به این منظور سلول سمت راست Am I good to go را انتخاب کرده و متن زیر را در آن وارد کنید:

=IF(B11=B12,”YES”,”NO”)

این بدان معنی است که اگر عدد در سلول B10 برابر با تعداد محاسبه شده از باکس‌های تیک خورده در B11 باشد،‌ به صورت خودکار متن YES در سلول وارد می‌شود. در غیر این صورت NO نمایش خواهد یافت.

چک لیست در مایکروسافت اکسل

به‌کارگیری قالب‌بندی شرطی

امکان کدبندی رنگی سلول‌ها بر اساس برابری مقادیر سلول‌های B10 و B11 نیز وجود دارد. این کار «قالب‌بندی شرطی» (Conditional Formatting) نام دارد. به این منظور سلول کنار سلول Am I good to go?‎ را انتخاب کنید. در این مثال این سلول B14 است.

در ادامه با استفاده از کادر محاوره‌ای Conditional Formatting Rules Manager و از طریق نوع قاعده Use a formula to determine which cells to format یک قاعده برای این سلول ایجاد می‌کنیم. به این منظور باید متن زیر را در کادر Format values where this formula is true وارد کنید:

=$B11<>$B12

توجه کنید که در فرمول فوق به جای B11 و B12 باید ارجاعی به سلول‌های Total Items و Items Packed در شیت خود وارد کنید. در ادامه روی Format کلیک کرده و یک رنگ Fill قرمز را انتخاب کرده و روی OK کلیک نمایید.

چک لیست در مایکروسافت اکسل

در ادامه قاعده جدید دیگری از همان نوع ایجاد می‌کنیم، اما این بار متن زیر را در کادر Format values where this formula is true وارد خواهیم کرد. در این مورد نیز باید ارجاع‌های سلول را طوری وارد کنید که با چک لیست شما مطابقت داشته باشد.

=$B11=$B12

در ادامه روی Format کلیک کرده و از یک رنگ Fill سبز استفاده می‌کنیم. در نهایت روی OK کلیک کنید.

چک لیست در مایکروسافت اکسل

در کادر محاوره‌ای Conditional Formatting Rules Manager مقدار ارجاع مطلق سلولی که می‌خواهید رنگ سبز یا قرمز داشته باشد را در کادر Applies to وارد کنید. برای هر دو قاعده از ارجاع سلولی یکسانی استفاده کنید که در این مثال ‎=$B$13 است و روی OK کلیک کنید.

سلول Am I good to go در ستون B اکنون به رنگ سبز در می‌آید و زمانی که همه چک‌باکس‌ها تیک بخورند کلمه YES در آن به نمایش در خواهد آمد. اگر تنها یکی از آیتم‌ها تیک نخورده باشد، کلمه NO به رنگ قرمز نمایش در می آید.

بدین شکل به راحتی می توانید یک چک لیست در اکسل ایجاد کنید.همچنین می‌توانید فهرست‌های کشویی را در اکسل با گزینه های سفارشی ایجاد کنید.