یک راهنمای کامل برنامه Google Workspace

آیا می خواهید پتانسیل کامل Google Workspace را باز کنید؟  راهنمای کامل برنامه Google Workspace را در ادامه بخوانید. راهنمای کامل برنامه Google Workspace را در ادامه بخوانید.

Google Workspace (که قبلاً G Suite نامیده می شد) مجموعه یکپارچه از برنامه های کاربردی مبتنی بر وب است که برای ساده کردن گردش کار و افزایش بهره وری برای افراد، تیم ها و مشاغل طراحی شده است.

احتمالاً با برخی از برنامه های محبوب Google Workspace مانند Gmail و Google Docs آشنا هستید. اما ممکن است ندانید که در حال حاضر 18 برنامه در این فضای کاری وجود دارد که هر کدام هدف منحصر به فردی را ارائه می‌کنند و ویژگی‌های زیادی را برای افزایش کارایی و همکاری شما با دیگران ارائه می‌دهند.

در این مقاله، ما به بررسی هر یک از این برنامه ها، کارهایی که انجام می دهند می پردازیم و برخی از بهترین ویژگی های آنها را مورد بحث قرار می دهیم.

Gmail

راهنمای کامل برنامه Google Workspace

Gmail یک ابزار ایمیل است که به شما امکان می‌دهد آدرس‌های ایمیل منحصربه‌فردی (که به at_gmail.com یا یک دامنه سفارشی ختم می‌شود) برای ارسال و دریافت ایمیل بسازید. همچنین می‌توانید از ویژگی‌هایی مانند صندوق ورودی اولویت‌دار، فیلترها، موارد دلخواه و برچسب‌ها برای مدیریت ایمیل‌های خود و کاهش شلوغی استفاده کنید. ایجاد اکانت جیمیل رایگان است و اگر هنوز آن را ندارید، می توانید یاد بگیرید که یک حساب جیمیل جدید برای خود یا دیگران راه اندازی کنید.

بهترین ویژگی های جیمیل:

لغو ارسال پیام تا 30 ثانیه پس از کلیک بر روی “ارسال”.

یکپارچه با سایر برنامه‌های Workspace مانند Drive، Calendar و Meet ادغام می‌شود.

الگوریتم های پیشرفته فیلتر هرزنامه برای شناسایی و فیلتر کردن خودکار ایمیل های مخرب.

با اتصال به برنامه‌های خارجی از Google Workspace، Gmail خود را سفارشی کنید.

Google Meet

Google Meet (قبلاً Hangouts) نسخه Google Zoom است – ابزار کنفرانس ویدیویی برای میزبانی جلسات مجازی و وبینارها با دوستان، همکاران یا مشتریان. می‌توانید فوراً جلسه‌ای را شروع کنید، جلسه‌ای را برای بعد ایجاد کنید یا آن را در تقویم Google زمان‌بندی کنید. اگر در مورد نحوه انجام این کار به کمک نیاز دارید، این راهنمای کامل برای میزبانی جلسات در Google Meet را بررسی کنید.

بهترین ویژگی های Google Meet:

ویژگی های تعامل مانند بالا بردن دست، ارسال ایموجی و چت.

اسناد، نمایش اسلاید و سایر اسناد را با استفاده از ویژگی اشتراک صفحه به اشتراک بگذارید.

زیرنویس بی‌درنگ را به بیش از 10 زبان، از جمله انگلیسی، فرانسوی، و ایتالیایی ارائه می‌کند و موارد بیشتری اضافه می‌شود.

یک کتابخانه جامع از جلوه های بصری برای اعمال فیلترها و محو کردن یا تغییر پس زمینه شما.

Google Chat

Google Chat یک ابزار پیام رسانی است که به عنوان یک مرکز متمرکز برای ارتباط و همکاری یکپارچه در اکوسیستم Google Workspace عمل می کند. این تیم ها را برای اتصال، ارتباط و به اشتراک گذاری فایل ها در زمان واقعی، تقویت بحث های پروژه کارآمد و افزایش بهره وری توانمند می کند.

بهترین ویژگی های Google Chat:

برای ایجاد و اشتراک گذاری فایل ها با Drive، Docs، Sheets و Slides ادغام می شود.

یک ویژگی اصلی Tasks برای ایجاد و تخصیص وظایف به اعضای تیم.

با راه اندازی یک جلسه فوری با قابلیت افزودن جلسه ویدیویی، چت ویدیویی داشته باشید.

هنگامی که شخصی به شما اشاره می کند (با استفاده از @mentions) یا به شما پیام مستقیم می دهد، اعلان های ایمیل را دریافت کنید.

Google Calendar

Google Calendar ابزاری است که به شما امکان می دهد رویدادها را برنامه ریزی کنید، جلسات را هماهنگ کنید و مهلت های مهم را پیگیری کنید. می‌توانید چندین تقویم برای جنبه‌های مختلف زندگی شخصی یا حرفه‌ای خود ایجاد کنید و بین تقویم‌ها جابه‌جا شوید تا رویدادهای خاص را مشاهده کنید یا یک نمای کلی از تمام فعالیت‌های خود داشته باشید.

بهترین ویژگی های تقویم گوگل:

تقویم ها را با دیگران به اشتراک بگذارید تا بتوانند قرار ملاقات ها را ببینند یا برنامه ریزی کنند.

یادآورهای سفارشی را برای دریافت هشدارها (از طریق تلفن همراه یا ایمیل) قبل از رویدادها یا وظایف تنظیم کنید.

کاملاً با برنامه تقویم در دستگاه تلفن همراه شما همگام‌سازی می‌شود، بنابراین می‌توانید متصل و به‌روز بمانید.

به تقویم های از پیش ساخته شده با تعطیلات ملی برای هر کشور دسترسی داشته باشید و به راحتی آنها را به تقویم خود اضافه کنید.

Google Drive

Google Drive یک پلت فرم ذخیره‌سازی ابری است که به افراد، تیم‌ها و کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا فایل‌ها را از هر دستگاهی ذخیره، دسترسی و به اشتراک بگذارند—تا زمانی که به اینترنت متصل هستید. هر فایلی که در Google Docs، Sheets، Slides یا Forms ایجاد می‌کنید به‌طور خودکار در اینجا ذخیره می‌شوند. شما همچنین می توانید فایل ها را از رایانه خود آپلود کنید و با گروه بندی آنها در پوشه ها و زیر پوشه ها، تمام اسناد خود را مدیریت کنید.

بهترین ویژگی های گوگل درایو:

فضای ذخیره سازی 15 گیگابایتی را برای کاربران رایگان ارائه می دهد که در Google Drive، Gmail و Google Photos به اشتراک گذاشته شده است.

با برنامه تلفن همراه Drive که در دستگاه‌های Android و iOS موجود است، فایل‌های خود را در حال حرکت مشاهده و ویرایش کنید.

دسترسی آفلاین به فایل‌های شما را ارائه می‌دهد، بنابراین می‌توانید بدون اتصال به اینترنت روی آنها کار کنید—تغییرات به‌طور خودکار با اتصال مجدد به اینترنت همگام‌سازی می‌شوند.

Google Docs

Google Docs نسخه گوگل مایکروسافت ورد است – یک ابزار پردازش کلمه مبتنی بر ابر که به کاربران امکان می دهد اسناد را در زمان واقعی ایجاد، ویرایش و با آنها همکاری کنند. این دارای بیش از 50 الگو است که شامل چندین دسته می شود، از جمله رزومه، نامه های تجاری، پیشنهادات، و طرح های درسی که شروع کار با سند خود را در کمترین زمان ممکن آسان می کند.

بهترین ویژگی های Google Docs:

یک رابط کاربری ساده و شهودی که یافتن راه را برای کاربران در تمام سطوح مهارت آسان می کند.

طیف گسترده‌ای از گزینه‌های قالب‌بندی – از سفارشی‌سازی سبک‌های متن تا تولید جدول محتوا – برای ایجاد اسنادی با ظاهر حرفه‌ای.

ویژگی تاریخچه ویرایش، ردیابی تغییرات، بررسی ویرایش‌ها و بازیابی محتوای قبلی را در صورت نیاز آسان می‌کند.

Google Sheets

راهنمای کامل برنامه Google Workspace

Google Sheets نسخه Google Microsoft Excel است که یک برنامه صفحه‌گسترده مبتنی بر ابر برای ویرایش و تجزیه و تحلیل داده‌ها به شیوه‌ای سازمان‌یافته و مشارکتی است. می‌توانید داده‌ها را به‌صورت دستی وارد کنید یا مجموعه‌های داده بزرگ را از چندین فرمت فایل، از جمله CSV، TSV، XLSX، TXT، HTML و ODS وارد کنید.

بهترین ویژگی های Google Sheets:

فرمول ها و توابع گسترده برای انجام دستکاری داده ها، محاسبات پیچیده و تجزیه و تحلیل آماری.

دارای ویژگی های تجسم داده مانند نمودارها، نقشه های حرارتی، خطوط جرقه و جداول محوری.

جداول و نمودارهای اکسل را در Google Docs و Slides پیوند دهید و با کلیک یک دکمه با تغییر داده های منبع، آنها را به روز کنید.

Google Slides

Google Slides نسخه Google PowerPoint مایکروسافت است – یک ابزار ارائه مبتنی بر ابر که به شما امکان می‌دهد ارائه‌های جذابی ایجاد، ویرایش و ارائه کنید. می توانید یادداشت های سخنران را اضافه کنید، که می تواند برای سازماندهی افکار یا نشانه های شما در طول ارائه مفید باشد. نمای ارائه کننده یک صفحه نمایش جداگانه ارائه می دهد که یادداشت های سخنران، اسلاید فعلی و اسلایدهای آینده را نشان می دهد و به شما کمک می کند ارائه ای روان ارائه دهید.

بهترین ویژگی های اسلایدهای گوگل:

با انجام نظرسنجی های زنده و جلسات پرسش و پاسخ مخاطبان خود را درگیر کنید.

اسلایدها را در قالب‌های مختلف مانند PPTX، PDF، TXT، JPG، PNG، ODP و SVG صادر کنید.

دارای بیش از 20 قالب (و بیشتر از سایر وب سایت ها) که شامل چندین دسته مانند Pitch، Proposal، Case Study، طرح های درسی، و Flashcards است.

Google Forms

Google Forms یک فرم ساز همه کاره است که به شما امکان می دهد نظرسنجی ها، آزمون ها، پرسشنامه ها، برنامه های کاربردی و فرم های بازخورد را ایجاد و توزیع کنید. علاوه بر متن، می‌توانید تصاویر و ویدیوها را به فرم‌های خود اضافه کنید، طرح‌های رنگی را تغییر دهید و حتی لوگوی خود را درج کنید. می توانید فرم را از طریق یک پیوند به اشتراک بگذارید، آن را در یک وب سایت جاسازی کنید، یا حتی آن را مستقیماً به آدرس های ایمیل خاص ارسال کنید.

بهترین ویژگی های Google Forms:

سؤالات مورد نیاز را تعریف کنید، قالب‌های خاصی را اعمال کنید (مانند آدرس‌های ایمیل یا آدرس‌های اینترنتی)، و انتخاب‌های پاسخ را به محدوده یا الگوی خاصی محدود کنید.

در فرم های خود منطق انشعاب ایجاد کنید یا رد شوید و پاسخ دهندگان را بر اساس پاسخ هایشان به بخش های مختلف راهنمایی کنید.

همه پاسخ ها در زمان واقعی در برگه پاسخ ها به روز می شوند.

پاسخ ها را می توان با کلیک یک دکمه به Google Sheers (برای تجزیه و تحلیل بیشتر) صادر کرد.

Google Sites

Google Sites یک ابزار سازنده وب سایت است که به شما امکان می دهد وب سایت ها را به راحتی طراحی و منتشر کنید. این دارای یک رابط کاربر پسند کشیدن و رها کردن است که اضافه کردن و مرتب کردن عناصر مختلف در وب سایت شما را آسان می کند. این عناصر شامل جعبه‌های متن، تصاویر، ویدیوها، فایل‌های Google Drive و محتوای جاسازی‌شده از طریق URL یا کد هستند.

بهترین ویژگی های سایت های گوگل:

وب سایت های ایجاد شده در سایت های گوگل ریسپانسیو هستند.

دارای بیش از 15 قالب قابل تنظیم در دسته بندی هایی مانند نمونه کارها، عروسی، سالن و رستوران.

ویژگی جستجوی داخلی که به بازدیدکنندگان امکان می دهد محتوای خاصی را در وب سایت شما جستجو کنند.

برای ردیابی و تجزیه و تحلیل ترافیک وب سایت و رفتار کاربر با Google Analytics ادغام می شود.

Google Keep

Google Keep یک برنامه یادداشت برداری است که به شما امکان می دهد یادداشت ها، ایده ها یا یادآوری ها را به سرعت یادداشت کنید. می توانید یادداشت های متنی ایجاد کنید، چک لیست ها را اضافه کنید، تصاویر اضافه کنید، و حتی طرح ها و طرح ها را در حال حرکت اضافه کنید. سادگی و سرعت این برنامه آن را برای گرفتن اطلاعات در هر زمان که الهام می گیرد راحت می کند.

بهترین ویژگی های Google Keep:

برچسب های رنگی را به یادداشت های خود اضافه کنید تا یادداشت های خود را به صورت بصری دسته بندی و سازماندهی کنید.

یادآوری‌های مبتنی بر زمان و مکان را روی یادداشت‌های خود تنظیم کنید و اعلان‌هایی را دریافت کنید که به شما کمک می‌کند تا در انجام وظایف خود ادامه دهید.

از ویژگی Archive برای پنهان کردن یادداشت ها از نمای اصلی و به حداقل رساندن شلوغی استفاده کنید.

یادداشت‌های شما به‌طور خودکار همگام‌سازی می‌شوند و به شما امکان می‌دهند از هر مکان، هر زمان و از هر دستگاهی به آنها دسترسی داشته باشید و آن‌ها را ویرایش کنید.

Google Apps Script

راهنمای کامل برنامه Google Workspace

Google Apps Script یک پلت فرم برنامه نویسی مبتنی بر جاوا اسکریپت است که به شما امکان می دهد عملکرد برنامه های Google Workspace را گسترش دهید. این به شما امکان می دهد ویژگی های جدیدی مانند منوهای سفارشی، کادرهای محاوره ای، عملکردهای سفارشی، و حتی انجام اتوماسیون وظایف را برای بهبود تجربه کاربری خود اضافه کنید.

همچنین می‌توانید برای برنامه‌های Google Workspace افزونه‌هایی بسازید و آنها را در Workspace Marketplace منتشر کنید تا دیگران از آن استفاده کنند.

بهترین ویژگی های Google Apps Script:

Apps Script از همکاری پشتیبانی می‌کند و به چندین کاربر اجازه می‌دهد با هم روی یک اسکریپت یا پروژه کار کنند.

قابلیت های تست و اشکال زدایی، از جمله ورود به سیستم، نقاط شکست و مدیریت خطا را ارائه می دهد.

یک جامعه توسعه‌دهنده فعال که قطعات کد، آموزش‌ها و بهترین روش‌ها را به اشتراک می‌گذارد.

Google Cloud Search

Google Cloud Search یک ابزار مگا جستجوی پیشرفته است که به کسب‌وکارها امکان می‌دهد داده‌ها را از همه برنامه‌های Google Workspace (Gmail، Drive، Docs، Sites، Keep و غیره) و برنامه‌های شخص ثالث جستجو و بازیابی کنند — تنها با یک عبارت جستجو. این بسیار ساده‌تر و سریع‌تر از اجرای یک عبارت جستجوی فردی در هر یک از برنامه‌های Workspace است.

بهترین ویژگی های جستجوی ابری گوگل:

این فوق العاده سریع و هوشمند است—شما می توانید به سرعت اطلاعات دقیقی را که به دنبال آن هستید با استفاده از پیشنهادات تکمیل خودکار و حتی اگر چند اشتباه در عبارت جستجوی شما وجود داشته باشد، پیدا کنید.

پیش نمایشی از نتایج جستجو را ارائه می دهد، به شما این امکان را می دهد که به سرعت به محتوا نگاه کنید و بدون باز کردن آن در یک برنامه جداگانه، آنچه را که به دنبال آن هستید بیابید.

گزینه های فیلتر پیشرفته (مانند محدوده تاریخ، نوع فایل، مکان و غیره) برای محدود کردن سریع نتایج جستجوی شما.

Google Jamboard

Google Jamboard یک ابزار دیجیتالی تخته سفید است که به افراد و تیم‌ها اجازه می‌دهد یادداشت‌ها را یادداشت کنند، نمودارها را ترسیم کنند، ایده‌ها را طوفان فکری کنند و به صورت بصری از هر کجا همکاری کنند. به ابزارهای طراحی، یادداشت‌های چسبناک، اشکال، جعبه متن و نشانگر لیزری مجهز شده است که بیان خلاقانه ایده‌های شما را آسان می‌کند.

بهترین ویژگی های Google Jamboard:

رابط کاربری فوق العاده ساده و شهودی که حتی برای کاربرانی که برای اولین بار به آن می پردازند آسان است.

پس زمینه بوم را با استفاده از هر یک از الگوهای از پیش ساخته شده یا با آپلود یک تصویر سفارشی تغییر دهید.

هر فریم را به صورت تصویر یا فایل PDF در رایانه خود دانلود کنید.

Google Admin

راهنمای کامل برنامه Google Workspace

Google Admin یک پورتال مدیریتی برای مدیریت کاربران و دستگاه های ثبت شده در حساب کسب و کار شما است. می‌توانید کاربران جدید اضافه کنید، اطلاعات کاربر را به‌روزرسانی کنید و کاربران را در واحدهای سازمانی برای مدیریت آسان‌تر سازماندهی کنید.

بهترین ویژگی های Google Admin:

تنظیمات ذخیره سازی و اشتراک گذاری داده را در Google Drive در سطح سازمانی مدیریت کنید.

با فعال یا غیرفعال کردن برنامه‌های خاص برای کاربران و مدیریت تنظیمات برنامه و مجوزهای دسترسی، دسترسی به برنامه‌های Workspace را کنترل کنید.

تنظیمات سازمانی مانند سفارشی کردن آرم‌ها و رنگ‌های کسب‌وکار، راه‌اندازی ورود به سیستم واحد (SSO) و مدیریت برنامه‌های شخص ثالث را پیکربندی کنید.

Google Endpoint

Google Endpoint ویژگی مدیریت امنیتی برنامه Google Admin است که از داده ها و دستگاه های مورد استفاده در کسب و کار شما در برابر تهدیدات سایبری محافظت می کند. این تضمین می کند که فقط افراد مجاز می توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند و به شما امکان می دهد در صورت لزوم داده ها را از راه دور پاک کنید.

بهترین ویژگی های Google Endpoint:

از راه دور داده ها را از دستگاه های تجاری گم شده یا دزدیده شده قفل یا پاک کنید.

دستگاه‌ها را در کسب‌وکارتان بدون در نظر گرفتن سیستم عاملشان ایمن کنید.

سیاست‌های امنیتی و کنترل‌های دسترسی، مانند تنظیم الزامات رمز عبور و فعال کردن احراز هویت دو مرحله‌ای را اعمال کنید.

Google Vault

Google Vault یک ابزار بایگانی و نگهداری داده‌ها است که مطابقت با الزامات قانونی را تضمین می‌کند و در صورت نیاز به تسهیل فرآیندهای eDiscovery کمک می‌کند. علاوه بر حفظ، مدیران می‌توانند داده‌ها را از برنامه‌های Google Workspace جستجو یا صادر کنند، حتی اگر این داده‌ها توسط کاربران فردی حذف شده باشند.

بهترین ویژگی های Google Vault:

سیاست‌های حفظ را طوری تنظیم کنید که داده‌ها را برای یک دوره زمانی مشخص به‌طور خودکار حفظ کند.

بر روی حساب‌های کاربری یا واحدهای سازمانی خاص، نگه‌داری‌های قانونی اعمال کنید و اطمینان حاصل کنید که داده‌های مرتبط با آن حساب‌ها حذف نمی‌شوند.

گزینه های جستجوی پیشرفته، از جمله جستجو بر اساس معیارهای خاص مانند فرستنده، گیرنده، محدوده تاریخ، کلمات کلیدی و برچسب ها.

داده ها را از Google Vault در قالب های استاندارد مانند PST (برای ایمیل) و MBOX (برای چت) صادر کنید.

Google Work Insights

راهنمای کامل برنامه Google Workspace

Google Work Insights یک ابزار تحلیلی است که به شما امکان می‌دهد نحوه استفاده کاربران در کسب‌وکارتان از برنامه‌های Workspace را پیگیری کنید. این به شما بینشی در مورد فعالیت کاربر، استفاده از برنامه و الگوهای همکاری می دهد—بنابراین می توانید بهره وری و استراتژی های همکاری را در کسب و کار خود بهینه کنید.

بهترین ویژگی های Google Work Insights:

بینش ها را بر اساس واحدهای سازمانی خاص (معروف به بخش ها، گروه ها یا تیم ها) و دوره های زمانی فیلتر کنید.

ردیابی می کند که آیا کاربران به طور فعال از برنامه های Google Workspace خارج از ساعات کاری و آخر هفته ها استفاده می کنند یا خیر.

تجسم‌های تعاملی که معیارهای کلیدی را با نمودارهای رنگارنگ ارائه می‌کنند – شناسایی سریع روندها و الگوهای کاربر را آسان می‌کند.

با برنامه‌های Google Workspace هوشمندتر، سریع‌تر و کارآمدتر کار کنید

اکنون که با کارکردهای 18 ابزار همراه مجموعه Google Workspace آشنا شدید، می‌توانید از پتانسیل کامل هر ابزار برای ارتقای بهره‌وری شخصی و تیمی استفاده کنید.

با پیشرفت فناوری، Google Workspace در خط مقدم باقی می‌ماند و به‌طور منظم ویژگی‌ها و به‌روزرسانی‌های جدید را منتشر می‌کند—بنابراین به‌روز ماندن و سازگاری با آخرین پیشرفت‌ها ضروری است. و اگر هنوز متوجه شدید که Google Workspace فنجان چای شما نیست، جایگزین های دیگری وجود دارد که ارزش کاوش را دارند.