خودکار کردن برخی از کار های تکراری که هر روز انجام می دهید، می تواند در زمان شما صرفه جویی چشم گیری انجام دهد. در این مقاله چند ایده اتوماسیون برای انجام کار های بیشتر شما آورده شده است. ابزار اتوماسیون که کارایی شما را بیشتر می کند.
ممکن است متوجه شوید که به نظر می رسد بهره وری شما عقب افتاده است زیرا به طور مداوم در یافتن زمان برای تکمیل کار های بیشتر مشکل دارید. این تا حدودی به این دلیل است که ممکن است زمان قابل توجهی را برای کار های تکراری مانند پاسخ دادن به ایمیل ها یا تهیه نسخه پشتیبان از داده ها صرف کنید.
با این حال، زمان یک منبع محدود است و شما فقط 24 ساعت در هر روز فرصت دارید. بهترین راه برای به حداکثر رساندن زمان و افزایش بهره وری، خودکار کردن کارهای روزمره و تکراری است.
اتوماسیون چیست و چه مزایایی دارد؟
اتوماسیون استفاده از فناوری را برای انجام کار های وقت گیر یا تکراری برای به حداقل رساندن تلاش های دستی توصیف می کند. با خودکار کردن وظایف اضافی، می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید و بر سایر فعالیت های درآمدزا تمرکز کنید.
اتوماسیون همچنین خطای انسانی را کاهش می دهد، کارایی عملیاتی را بهبود می بخشد، مقیاس پذیری را افزایش می دهد و باعث صرفه جویی در هزینه می شود. بنابراین، چگونه می توانید از پتانسیل اتوماسیون در فعالیت های روزانه خود استفاده کنید؟ در این مقاله چند ایده اتوماسیون گردش کار وجود دارد که اکنون می توانید از آنها استفاده کنید:
1.ابزار اتوماسیون: افزایش سرعت پردازش ایمیل
اگر سیستمی برای مدیریت صحیح ایمیل ها پیدا نکنید، پاسخ و پرسش با ایمیل ها می تواند طاقت فرسا و وقت گیر باشد. این به این دلیل است که احتمالاً هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت می کنید که به توجه شما نیاز دارد. علاوه بر این، اگر می خواهید کسب و کار خود را توسعه دهید، باید سریعاً به درخواست های ایمیل مشتریان احتمالی پاسخ دهید.
پاسخ خودکار به ایمیل
خبر خوب این است که می توانید برخی از فرآیند ها را خودکار کنید تا زمان کمتری را در صندوق ورودی خود صرف کنید. به عنوان مثال، می توانید با استفاده از داده های فرم تماس مبتنی بر وب خود، یک الگو ایجاد کنید، یا از سازندگان قالب ایمیل رایگان استفاده کنید، بنابراین مجبور نخواهید بود که همیشه آنها را از ابتدا بنویسید. همچنین می توانید از ویژگی های پاسخ خودکار داخلی در سرویس های ایمیل استفاده کنید، به عنوان مثال، گزینه Follow Up در Outlook برای ردیابی و پاسخ به ایمیل ها قرار داده شده است.
از طرف دیگر، می‌توانید از یک سرویس ادغام ایمیل و نامه سرد مانند GMass برای شخصی سازی، زمان بندی یا ارسال کمپین های بازاریابی و ایمیل های سرد به مشتریان بالقوه و پیگیری خودکار استفاده کنید.
ایمیل های خود را سازماندهی کنید
شرط می بندیم که روزانه ایمیل های بی شماری از همکاران، خانواده و دوستان، سایر مشاغل و غیره دریافت می کنید. وقتی این اتفاق می افتد، مرتب کردن ایمیل های مهم از نا خواسته می تواند چالش برانگیز باشد. اما می توانید انتقال ایمیل ها را از یک پوشه به پوشه دیگر به طور خودکار انجام دهید تا با شلوغی ها مقابله کنید. می توانید از فیلتر های جیمیل یا قوانین Outlook برای مدیریت صندوق ورودی ایمیل خود استفاده کنید.
این ویژگی های داخلی به شما امکان می دهند پیام های حاوی یک پیام خاص را به طور خودکار حذف کنید، ایمیل ها را با یک متن خاص یا از مخاطبین خاص در یک پوشه مرتب کنید و غیره.
استخراج داده ها
احتمالاً زمان زیادی را صرف مرور مخاطبین در صندوق ورودی خود می کنید تا اطلاعاتی را به دست آورید که می تواند به شما در بازاریابی یا فروش کالاهای شما کمک کند. با استفاده از Mailparser، می توانید این فرآیند را بر اساس قوانین تجزیه خود خودکار کنید.
2.ابزار اتوماسیون: تقویت ارتباطات با استفاده از چت ربات
چت بات ها در سال های اخیر با بهبود ارتباطات و تجربه مشتری، خدمات مشتری را کاملا متحول کرده اند. مانند پرسش های متداول، ربات های گفتگو اتوماسیون را از طریق هوش مصنوعی ارائه می کنند. در نتیجه، آنها می توانند وظایف مختلفی را به تنهایی انجام دهند.
برخی از مزایای استفاده از چت بات ها در دسترس بودن 24 ساعته است، برخی نیز به صورت چند زبانه هستند، آن ها فوراً پاسخ های ثابتی ارائه می دهند، به شما کمک می کنند تا بینش ارزشمندی در مورد رفتار مشتری به دست آورید و غیره. با این حال، شایان ذکر است که برای بهره مندی از مزایا، باید زمان و تلاش خود را برای تنظیم دقیق ربات چت خود صرف کنید.
3.ابزار اتوماسیون: پشتیبان گیری از داده ها
همانطور که فناوری همچنان در حال پیشرفت است، ما به طور فزاینده ای به هارد دیسک های رایانه خود برای ذخیره بخشی از زندگی خود، مانند اسناد کاری و تحصیلی یا عکس های خانوادگی، تکیه می کنیم. در بیشتر موارد، این مربوط به اگر نیست، بلکه به چه زمانی مربوط می شود، زیرا هارد دیسک ها فرسوده می شوند، به سرقت می روند و افزایش برق را نیز شامل می شوند.
سوال این است که این برای شما چه معنایی خواهد داشت یا بهتر است بگوییم چه کاری می توانید انجام دهید تا ضرر را به حداقل برسانید؟ می توانید از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید.
اما به احتمال زیاد ممکن است هر از گاهی فراموش کنید خودتان این کار را انجام دهید. بنابراین، بهترین گزینه این است که پشتیبان گیری های معمولی را خودکار کنید. علاوه بر تضمین امنیت داده هایتان، زمان بندی خودکار پشتیبان گیری ها به شما این امکان را می دهد که بدون وقفه روی رایانه خود کار کنید.
می توانید از CrashPlan برای پشتیبان گیری از اطلاعات خود در یک هارد دیسک خارجی، رایانه دیگری در شبکه محلی خود یا سرور های آن استفاده کنید. پس از نصب نرم افزار، سیستم شما را اسکن می کند و آنچه را که می توانید نسخه پشتیبان تهیه کنید پیشنهاد می کند. همچنین به شما این امکان را می دهد که آنچه را که می خواهید پشتیبان بگیرید انتخاب کنید. می توانید هر 15 دقیقه، هر یک ساعت یا هر زمان که از رایانه خود استفاده نمی کنید، نسخه های پشتیبان خود را برنامه ریزی کنید. همه ی این ها به انتخاب شما بستگی دارد.
4.ابزار اتوماسیون: پست های رسانه های اجتماعی را برنامه ریزی کنید
شبکه های اجتماعی به بخشی جدایی ناپذیر از زندگی ما تبدیل شده اند. و بنابراین، این پلتفرم ها به معدن طلا برای افرادی تبدیل شده اند که سعی در تبلیغ برند های خود و فروش محصولات یا خدمات دارند.
اما حفظ ارتباط با تمام مشتریان بالقوه و مشتریان خود در پلتفرم های رسانه های اجتماعی وظیفه ای است که به راحتی می تواند به توجه تمام وقت شما نیاز داشته باشد. با این حال، استفاده از جادوی اتوماسیون از طریق ابزار هایی مانند Hootsuite و Buffer به شما این امکان را می دهد که همه پست های رسانه های اجتماعی خود را از قبل برنامه ریزی کنید. شما می توانید از این ابزار ها برای انجام کار های بیشتر در شبکه های اجتماعی در زمان کمتری استفاده کنید.
5.ابزار اتوماسیون: جلسات را برنامه ریزی کنید
برنامه‌ریزی موفقیت آمیز یک جلسه، یا رزرو یک قرار، اغلب به دفعات زیادی پیگیری نیاز دارد، به خصوص زمانی که افراد زیادی را درگیر می کند. ممکن است لازم باشد قبل از رزرو به همه ایمیل بزنید تا از در دسترس بودن آنها مطلع شوید و در صورت انصراف، خطر تکرار روند را دارید.
خوشبختانه، می توانید این فرآیند را خودکار کنید تا گردش کار جلسه خود را در بخش وظایف خودکار قرار دهید تا بتوانید روی چیز دیگری تمرکز کنید. ابزار هایی مانند Calendly به شما امکان می دهند جلسات یا رویداد های دیگر خود را از قبل با هر کسی از طریق یک پیوند خودکار کنید. می توانید زمان های مختلفی را برای زمانی که در دسترس خواهید بود تنظیم کنید و درخواست های جلسه را از طریق پیوند ارسال کنید.
علاوه بر این، این ابزار به طور یکپارچه با تقویم شما یکپارچه می شود. بنابراین، وقتی همه زمان مناسبی را انتخاب کردند، Calendly می تواند جلسه را در تقویم شما ثبت کند و برای شما اعلان ارسال کند. اگر در این مدت مشغول هستید، برنامه ریزی مجدد به آسانی برنامه ریزی اولیه است.
کار های تکراری خود را خودکار کنید تا بهره وری خود را افزایش دهید
اتوماسیون به ویژه برای مشاغل کوچک با چند کارمند که وظیفه های زیادی بر عهده دارند مفید است. اجازه دادن به فناوری برای انجام چند کار در اینجا و آنجا به شما کمک می کند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.
امیدواریم با مطالعه ی این مقاله بتوانید بهترین تصمیم را برای استفاده از ابزار های اتوماسیون بگیرید.
نظرات کاربران