از آنجایی که امروزه استفاده از کاغذ کاهش قابل توجهی داشته است، مدیریت اسناد اهمیت زیادی پیدا می کند، به خصوص با رشد فضای ذخیره سازی ابری، زیرا بسیاری از ارائه دهندگان خدمات می توانند وظیفه اشتراک گذاری و همگام سازی اسناد را برای سازمان ها انجام دهند.
یک نرم‌افزار مدیریت اسناد خوب همچنین باید بتواند با انواع فایل‌های دیجیتالی مختلف کار کند، و فقط محدود به نرم‌افزار آفیس، تصاویر و اینها نباشد.
با این حال، بسیاری از کاربران همچنان با کاغذ سروکار دارند، بنابراین هر DMS باید راه‌حلی برای اسکن اسناد نیز داشته باشد.
بهترین نرم افزار های مدیریت اسناد: Templafy
- رابط کاربری ساده
- ویژگی های گسترده
- دارای برنامه موبایل
Templafy یکی از بهترین ابزارهای مدیریت اسناد موجود می باشد. یکی از مسائل خسته کننده این است که باید اسناد را با استفاده از نرم افزارهای مختلف ایجاد کنید. اینکار می تواند وقت گیر و کسل کننده باشد، اما Templafy می تواند در این راه به شما کمک کند. با استفاده از آن، می توانید طیف وسیعی از فایل ها را در سیستم ایجاد کنید و آنها را از یک فید واحد مدیریت کنید.
این نرم افزار با طیف وسیعی از دستگاه ها سازگار است و از فضای ذخیره سازی ابری نبز استفاده می کند تا به شما امکان دسترسی به تمام اسناد خود را در رایانه ها، تبلت ها و تلفن های هوشمند به صورت همزمان بدهد.
هزینه دقیق برای استفاده از این نرم افزار به تعداد کاربران، ویژگی ها و افزونه های انتخاب شده بستگی دارد.
M-Files
- Handy integrations
- Mobile apps
- Document alerts
وقتی صحبت از مدیریت اسناد به میان می آید، هدف M-Files بهبود گردش کار داخلی و اطمینان از حفظ امنیت اطلاعات مهم در هر زمان و مکانی است. مشتریان آن شامل بسیاری از شرکت های بزرگ مانند Comcast و Yokohama هستند.
فایل های شما در یک مکان واحد قرار میگیرد، و شما به راحتی می توانید آنها را بر اساس مشتری، پروژه، تاریخ، وضعیت یا سایر معیارها دسته بندی و جست و جو کنید. هدف این نرم افزار جلوگیری از ایجاد نسخه های تکراری از فایل ها است.
اگر سندی دو بار با نام ها و داده های مشترک ذخیره شده باشد، M-Files به شما هشدار می دهد. همچنین این نرم افزار قابلیت ادغام با Microsoft Office و Salesforce CRM را نیز دارد.
یک نسخه آزمایشی رایگان برای بررسی اولیه در دسترس است، قیمت این نرم افزار در سایت مشخص نشده است، بنابراین برای دریافت قیمت باید تماس بگیرید.
بهترین نرم افزار های مدیریت اسناد: DocuWare
- ذخیره سازی مبتنی بر فضای ابری
- پشتیبانی از موبایل
DocuWare یک رویکرد مبتنی بر ابر برای مدیریت اسناد دنبال می کند. DocuWare خدماتی را برای ایجاد یک “گردش کار ابری” در مورد اسناد ارائه می دهد.
همچنین این نرم افزار یک اپ موبایل نیز ارائه می کند، که وظایفی از قبیل اسکن رسیدها، تأیید فاکتورها برای پرداخت سریع و امضای مستقیم فرم‌ها را انجام می دهد.
در حالی که DocuWare یک نسخه آزمایشی رایگان ارائه می‌دهد، ولی قیمت این نرم افزار به خدمات انتخاب شده بستگی دارد، بنابراین خریدار را ملزم می‌کند تا برای تعیین قیمت نهایی تماس بگیرد.
MasterControl
- Mobile optimized
- Supported by regulators
- Global standards
در سازمان های بزرگ، اغلب فرآیندها و مقرراتی برای اطمینان از مطابقت اسناد و پیروی از دستورالعمل های شرکت وجود دارد. اما وقتی تعداد زیادی فایل دارید، پیروی از چنین قوانینی کار بسیار دشواری است.
نرم افزار کنترل اسناد MasterControl که توسط برخی از بزرگترین نهادهای نظارتی جهان استفاده می شود، نرم افزاری است که به بررسی مقررات و استانداردهای پیچیده در سراسر جهان می پردازد. هدف آن کاهش هزینه و افزایش کارایی است.
همچنین دارای یک آرشیو متمرکز و ایمن است که در آن می توانید فایل های تجاری را ذخیره و جستجو کنید.
هیچ نسخه رایگانی ندارد و برای قیمت گذاری نیاز به تماس با شرکت می باشد.
بهترین نرم افزار های مدیریت اسناد: XaitPorter
- Fully cloud optimized
- Smart collaboration features
- Salesforce integration
اگر به دنبال یک راه حل ابری برای ایجاد اسناد هستید، قطعاً باید XaitPorter را انتخاب کنید.
نکته مهم در مورد این سیستم این است که بسیار انعطاف پذیر است. شما قادر به همکاری و کار بر روی اسناد به طور همزمان با همکاران خود هستید و می توانید به راحتی بازخورد خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارید.
این نرم افزار می تواند با Salesforce، Oracle، SAS، Microsoft 365، OpenText و Dropbox به صورت همزمان کار کند. و در حال حاضر بیش از 45000 شرکت در سراسر جهان از آن استفاده می کنند.
نسخه آزمایشی رایگان ندارد، و برای اطلاع از قیمت ها باید با شرکت ارائه دهنده تماس بگیرید.
سایر سیستم عامل های DMS که باید در نظر داشته باشید؛ Office 365، LibreOffice، و Adobe Document Cloud، این پلتفرم‌ها بیشتر بر ایجاد اسناد و مدیریت آنها متمرکز هستند تا مدیریت و ذخیره اسناد از منابع و قالب‌های متعدد. بنابراین ما این لیست را با ارائه برخی از نمونه های دیگر که ارزش بررسی دارند ادامه خواهیم داد:
Samepage
هدف این مجموعه این است که همه کارها را در یک برنامه ساده سازماندهی کنیم به جای داشتن چندین برنامه مختلف. رابط کاربری ساده‌ی ای دارد. از این نظر Samepage به یک راه حل انعطاف پذیر برای پوشش نیازهای متعدد تبدیل می شود.
Dokmee
خود را به عنوان یک راه حل مدیریت محتوای سازمانی برای سازماندهی، ایمن سازی و مدیریت فایل ها معرفی می کند. از تعدادی فرمت سند پشتیبانی می کند و همچنین تصویربرداری از اسناد و ضبط داده را به عنوان بخشی از خدمات خود ارائه می کند. در این سبستم همه چیز را میتوان با استفاده از هوش مصنوعی به‌صورت هوشمند فهرست‌بندی کرد.
eFileCabinet
یک راه‌حل نرم‌افزار مدیریت اسناد است که از اتوماسیون هوشمند برای سازماندهی، نام‌گذاری و ذخیره فایل‌ها بر اساس محتوای آنها استفاده می‌کند. الگوها برای سفارشی کردن در سراسر سیستم شما در دسترس هستند. قوانین دسترسی عمومی این سیستم می تواند بر اساس خط مشی شرکت تنظیم شود.
Abbyy
شاید بیشتر به خاطر ویژگی اسکن خود معروف است، اما خدمات بایگانی اسناد دیجیتالی را نیز ارائه می‌کند که امکان ذخیره‌سازی و استفاده ایمن از اسناد را فراهم می‌کند. یکی از محدودیت‌های احتمالی این است که سرویس‌های Abbyy عمدتاً برای ذخیره اسناد در قالب PDF ساخته شده‌اند.
کدام نرم افزار مدیریت اسناد برای شما بهترین است؟
هنگامی که تصمیم می‌گیرید کدام نرم‌افزار مدیریت اسناد را دانلود و استفاده کنید، ابتدا نیازهای واقعی خود را در نظر بگیرید، زیرا گزینه‌های نرم‌افزار مقرون به صرفه گاهی اوقات محدودیت هایی نیز دارند، در حالی که نرم‌افزارهای سطح بالا واقعاً می‌توانند هر نیازی را برآورده کنند.
چگونه بهترین نرم افزار مدیریت اسناد را آزمایش کنیم؟
برای آزمایش بهترین نرم افزار مدیریت اسناد، ابتدا باید یک حساب کاربری، ایجاد کنیم. سپس سرویس را آزمایش کنیم و ببینیم چگونه می توان از نرم افزار برای اهداف مختلف و در موقعیت های مختلف استفاده کرد. هدف این است که هر پلتفرم نرم افزاری را مورد بررسی قرار دهیم تا ببینیم ابزارهای اساسی آن چقدر مفید بوده و همچنین ابزارهای پیشرفته تر چقدر در دسترس هستند.
نظرات کاربران