استفاده از سبک مینیمالیسم در نرم افزار مدیریت پروژه ترکیبی عالی است که در ادامه این راهنما قصد داریم دلیل این امر را شرح دهیم. اگر تا به حال یک کمد شروع و به هم ریخته داشته اید، حتماً می دانید که پیدا کردن وسایل در آن کمد چقدر سخت بوده و زمانی که آن را مرتب کرده اید، راحت تر قادر به پیدا کردن وسایل خود بوده اید. یک کمد مرتب می تواند مزایای بسیاری داشته باشد و نه تنها وسایل کمتری داخل آن وجود دارد بلکه با مرتب کردن آن، وسایلی که نمی خواستید و یا متعلق به آنجا نبوده را حذف کرده اید. همین امر در مورد ابزارهای مدیریت پروژه شما نیز صدق می کند. شما از این ابزارها برای سامان دادن به پروژه های خود استفاده می کنید، اما گاهی اوقات ممکن است سر خودتان را بسیار شلوغ کنید و نتیجه معکوس بگیرید. وقتی از سبک مینیمالیسم در کارهای خود استفاده می کنید، اغلب ارزشمندترین چیزها را نزد خود نگه می دارید. در این مقاله به مدیریت پروژه با سبک مینیمالیسم (Minimalism) می پردازیم.
مدیریت پروژه با سبک مینیمالیسم (Minimalism)
تصور کنید که شما و همکارانتان از ClickUp برای مدیریت گردش کار خود به صورت خلاقانه استفاده می کنید، در کنار آن از Asana برای ارسال درخواست های پروژه و Notion برای کارهای دیگر بهرهمند می شوید. اگرچه می دانید که پروژه های مختلف را باید از کجا پیدا کنید یا کجا قرار دهید، اما برای این کار نیاز دارید تا بین ابزارها جستجو کنید و به آنجا برسید. همچنین مواقعی وجود دارد که یک پروژه شامل چند مورد از این ابزارها می شود و شما واقعا نمی توانید آن را در کدام یک از نرم افزارها قرار دهید، بنابراین یکی را انتخاب می کنید و باید به خاطر داشته باشید که پروژه را در کدام قرار داده اید. با استفاده از یک نرم افزار برای همه پروژه های خود، در زمان صرفه جویی می کنید. به این فکر کنید که وارد یا خارج شدن از هر یک از این نرم افزارها و یا حرکت بین آن‌ها چقدر می تواند وقت شما را بگیرد. از طرفی، ممکن است فراموش کنید که یک پروژه را در کدام یک از این نرم افزارها قرار داده اید و از همین رو پیدا کردن آن می تواند دردسر ساز باشد. در نگاه اول، ممکن است فکر کنید که یک نرم افزار واحد نمی تواند تمام نیازهای شما را برطرف کند، اما نرم افزارهایی مانند Notion، ClickUp و monday.com بسیار قابل تنظیم هستند. اولین قدم برای شروع کار با هر نرم افزار مدیریت پروژه، تعیین نحوه استفاده از آن است. شما می توانید برنامه ریزی و خلاقیت را ترکیب کنید تا بتوانید نحوه گردش کار و تابلوهای پروژه ها را مشخص نمایید.
مرتب بودن ابزارهای مدیریت پروژه به معنای پیدا کردن سریع پروژه های مورد نظرتان هستند
باید این موضوع را در نظر داشته باشید که شما و گروهتان باید از وقت خود به صورت بهینه استفاده نمایید. به احتمال زیاد، شما هر پروژه را به دقت فهرست می کنید و مطمئن می شوید که جزئیات را نیز درج کرده اید. اما ممکن است در برخی موارد به صورت ناگهانی بر روی یک پروژه اشتباه کلیک کنید و از آنجایی که صفحات کاری بسیار طولانی هستند و پردازش آن‌ها طول می کشد، باید زمان خود را صرف پردازش آن کنید تا بتوانید در نهایت از پروژه اشتباه خارج شوید. اگر متوجه شدید که تابلوهای مربوط پروژه شما در نرم افزارهای مختلف، خیلی طولانی یا درهم ریخته هستند، یک راه حل ساده وجود دارد. این که هرکسی مسئول وظایف خود باشد و همچنین شخصی برای مرتب کردن کارها منصوب شود، اطمینان حاصل کنید که در زمینه مرتب کردن فایل ها، به دقت عمل کنید. برای این کار می توانید مراحل زیر را دنبال کنید :
- بایگانی وظایف تکمیل شده
- حذف تکالیف تکراری
- فهرست کردن اطلاعات مرتبط
- تمرکز بر روی موارد فعلی
- اطمینان از به روز بودن داده ها و یادداشت ها.
در نتیجه، مرور منظم و مرتب کردن ابزار مدیریت پروژه، پیدا کردن آنچه که نیاز دارید را بسیار آسان خواهد کرد.
ویجت های کمتر یعنی موارد کمتر برای مدیریت
مدیریت پروژه با سبک مینیمالیسم
برای جلوگیری از شلوغ شدن نرم افزارهای مدیریت پروژه، داشتن درک قوی از آنچه می خواهید انجام دهید بسیار مهم است، به جای اینکه اجازه دهید آیتم های مختلف برنامه ها شما را از وظایف خود آگاه کنند. ویجت یا آیتمی که اکنون مفید به نظر می رسد رفته رفته ممکن است به مرحله ای اضافه در روند کاری شما تبدیل شود. نگاهی به نحوه تخصیص و مدیریت وظایف به شما کمک می کند تا مشخص کنید کدام ویژگی مفیدتر است و کدام یک فقط زمان شما را می گیرد. البته ممکن است استفاده از ویژگی های اساسی مانند لیست های نرم افزار، ابزارهای ارتباطی و یاد آوری ها به اندازه کافی مفید باشد. تنها با استفاده کردن از مفیدترین ویجت ها، می توانید چیدمان برد یا گردش کار خود را تمیزتر و راحت‌تر کنید.
با حذف مراحل بیهوده در روند کاری خود، بهره وری و تمرکز خود را افزایش دهید
در نظر گرفتن یک رویکرد حداقلی برای ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا در زمان پیدا کردن آنچه نیاز دارید صرفه جویی کنید و مرتبط ترین و به روزترین اطلاعات را در اختیار داشته باشید. به علاوه، می توانید در یک نگاه ببینید که در چه مرحله ای قرار دارید و چه کارهایی باید انجام دهید. این بدان معنی است که تعداد ابزارهایی که استفاده می کنید را محدود کنید، یک تابلوی مرتب با اطلاعات فعلی داشته باشید و فقط از ویژگی هایی که سودمند هستند، استفاده نمایید.
منبع : makeuseof
نظرات کاربران