دستیاران مجازی باید در حین کار از راه دور کارآمد بمانند. خوشبختانه، برنامه های زیادی برای کمک پیدا خواهید کرد. اپلیکیشن مورد نیاز برای دستیاران مجازی را در ادامه ببینید.
دستیار مجازی بودن می تواند بسیار سخت باشد، به خصوص زمانی که مجموعه وظایف متفاوت یا مشابهی برای چندین مشتری دارید. و از آنجایی که شما از راه دور کار می کنید، لازم است بیشتر فعالیت های خود را با استفاده از ابزارهای نرم افزاری برای افزایش بهره وری خودکار کنید.
این مقاله 10 ابزار و برنامه اصلی را که هر دستیار مجازی باید در انبار (arsenal) خود داشته باشد، برجسته می کند. این ابزارها گردش کار شما را ساده می کند و تجربه شما را به عنوان یک دستیار مجازی نوپا یا پیشرفته غنی می کند. اما قبل از اینکه آنها را فاش کنیم، اجازه دهید به طور خلاصه به مفهوم کمک مجازی بپردازیم.
1.اپلیکیشن مورد نیاز برای دستیاران مجازی: Slack
حفظ ارتباط موثر با مشتریان خود به عنوان یک دستیار مجازی ضروری است و Slack با آن کار خوبی انجام می دهد. این یکی از بهترین پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری برای تیم‌های راه دور است که به شما امکان می‌دهد در زمان کار بر روی یک پروژه با مشتریان و اعضای تیم در زمان واقعی ارتباط برقرار کنید.
شما می توانید بین پروژه ها با استفاده از “کانال ها” تمایز قائل شوید و آنها را فقط برای افراد مجاز در دسترس قرار دهید. علاوه بر این، Slack دارای ویژگی تماس درون برنامه‌ای و ایموجی‌های سفارشی سرگرم‌کننده برای مکالمات آرام‌تر است. همچنین می‌توانید فایل‌های مختلف از جمله ضبط‌های صوتی و تصاویر را با یک یا چند نفر به اشتراک بگذارید.
2.اپلیکیشن مورد نیاز برای دستیاران مجازی: Google Workspace
Google Workspace که با نام G-Suite نیز شناخته می شود، مجموعه ای از ابزارهای نرم افزاری مختلف با ویژگی ها و حالت های عملکرد متفاوت است. با این حال، شما فقط به هشت مورد از این ابزارها به عنوان یک دستیار مجازی نیاز دارید. آنها عبارتند از:
- Google Docs: می‌توانید از این برای ایجاد، ویرایش و قالب بندی اسناد (داکیومنت های) متنی استفاده کنید.
- Google Mail : این ابزار برای پیام رسانی و مارکتینگ ایمیلی عالی است.
- Google Slides: این ابزار رایگان تمام نیازهای ارائه شما را برآورده می کند.
- Sheets: می توانید از این ابزار برای ورود اطلاعات و بودجه بندی استفاده کنید.
- Google Meet: برای کنفرانس ویدیویی و ارتباط با مشتریان خود عالی است.
- فرم‌های Google: می‌توانید از این برای انجام نظرسنجی و دریافت پاسخ‌ها در زمان واقعی استفاده کنید.
- Google Drive: این یکی از ارزان‌ترین ارائه‌دهنده‌های ذخیره‌سازی ابری برای فایل‌های شخصی و مرتبط با کار است.
- Google Calendar: به شما کمک می‌کند پروژه‌ها را برنامه‌ریزی کنید و در مسیر خود بمانید.
3.اپلیکیشن مورد نیاز برای دستیاران مجازی: Calendly
Calendly یک ابزار زمان بندی برای مدیریت رویدادها است. با این حال، به عنوان یک تقویم مستقل کافی نیست. برای خودکارسازی و ساده‌سازی جلسات خود، باید یک برنامه تقویم مانند Google Calendar یا تقویم iCloud را در برنامه ادغام کنید. همچنین دارای اسلات های زمانی مختلف آماده استفاده است: 15، 30 و 60 دقیقه.
می‌توانید جلسه‌ای را با تاریخ‌ها و زمان‌های مختلف برنامه‌ریزی کنید و مهمانانتان می‌توانند در تقویم در دسترس بودن خود را نشان دهند. با این وجود، مهمانان همچنان می‌توانند زمان دقیق در دسترس را صرف نظر از زمان‌بندی‌ها، اما در محدوده تاریخی که شما ارائه می‌دهید، انتخاب کنند.
4. Canva
در بیشتر موارد، بخشی از مسئولیت های اداری شما به عنوان یک دستیار مجازی شامل طراحی گرافیک است. از این رو، داشتن یک ابزار طراحی بهتر است. Canva برنامه کاربردی شما برای طراحی و اینفوگرافیک است. می توانید از آن برای طراحی بنرهای رسانه های اجتماعی، آگهی ها، پست های چرخ و فلک، کارت ها و غیره استفاده کنید.
مهمتر از همه، می توانید با فونت ها، قالب ها، تصاویر و عناصر رایگان Canva بازی کنید تا طرح های خیره کننده ایجاد کنید.
5. Hootsuite
Hootsuite یک برنامه مدیریت رسانه های اجتماعی است که به شما امکان می دهد به جای باز کردن چندین تب، پلتفرم های مختلف رسانه های اجتماعی را از یک مکان نظارت و پیمایش کنید. این برنامه با توییتر، فیس بوک، اینستاگرام، پینترست، لینکدین و غیره سازگار است.
می‌توانید برای هر پلتفرم محتوا ایجاد، ویرایش، قالب بندی و زمان‌بندی کنید، بینش‌ها را بررسی کنید و به‌طور مؤثر مخاطبان مشتریان خود را مدیریت کنید. اگرچه نسخه رایگان عالی است، اما نسخه حرفه ای به شما امکان دسترسی به ویژگی های جامع تری را می دهد، به خصوص اگر یک پایگاه مشتری خواستار دارید.
6.اپلیکیشن مورد نیاز برای دستیاران مجازی: Asana
آسانا به شما امکان همکاری و مدیریت پروژه ها را می دهد. اگر با یک تیم کار می کنید، می توانید اعضایی را به محل کار خود در آسانا اضافه کنید، جایی که می توانید گردش کار آنها را نظارت کنید. همچنین می‌توانید Google Calendar و Google Drive را در این ابزار ادغام کنید تا بتوانید یادآوری‌ها را برای وظایف و رویدادها تنظیم کنید.
علاوه بر این، آسانا به شما امکان می‌دهد بین پروژه‌ها یا اطلاعات خاص با استفاده از کدهای رنگ تمایز قائل شوید و در صورت لزوم پیوست‌هایی (attachments) را اضافه کنید. به عنوان مثال، می توانید از رنگ قرمز برای نشان دادن پروژه های با اولویت بالا، زرد برای پروژه های در حال انجام، آبی برای پروژه های در حال بررسی و سبز برای پروژه های تکمیل شده استفاده کنید.
7. TimeDoctor
مدیریت زمان مهارت بالایی است که هر دستیار مجازی باید داشته باشد. با این حال، شما هنوز به ابزاری نیاز دارید که به شما کمک کند متمرکز بمانید، به خصوص اگر حقوق شما ساعتی باشد. TimeDoctor به شما امکان می دهد کار و اوقات فراغت خود را پیگیری کنید و دستاوردهای روزانه خود را ببینید. گزارش هایی از زمان صرف شده برای هر پروژه و کار ایجاد می کند.
TimeDoctor همچنین به شما کمک می کند تا عوامل حواس پرتی را مدیریت کنید. در هنگام کار، مدت زمان استفاده از وب و برنامه شما را کنترل می کند. و هنگامی که از زمان تعیین شده تجاوز کنید، با پاپ به شما اطلاع می دهد. همچنین زمانی که رایانه شخصی شما بیش از ساعات کاری معمول شما بیکار بماند به شما هشدار می دهد. با این وجود، می توانید در صورت لزوم زمان را به صورت دستی ویرایش کنید.
8.اپلیکیشن مورد نیاز برای دستیاران مجازی: MailChimp
MailChimp شما را قادر می سازد تا مخاطبان و مشتریان مشتریان (مخاطبان مشتریان) خود را مدیریت کرده و با آنها ارتباط برقرار کنید. هنگامی که مشتریان شما محصول یا خدمات جدیدی را راه اندازی می کنند، می توانید از MailChimp برای معرفی این محصولات به مشتریان یا مخاطبان هدف خود با استفاده از خبرنامه ها یا کمپین های تبلیغاتی استفاده کنید.
این ابزار به شما امکان می دهد خبرنامه های خود را بخش بندی کنید، ایمیل های انبوه ارسال کنید و عملکرد هر کمپین تبلیغاتی را تجزیه و تحلیل کنید. شما همچنین می توانید ابزارهای دیگری مانند Shopify و Stripe را در پلتفرم ادغام کنید.
9.اپلیکیشن مورد نیاز برای دستیاران مجازی: Ontraport
Ontraport یکی دیگر از پلتفرم های بازاریابی و CRM است که به شما کمک می کند فعالیت های تجاری مشتریان خود را از یک سیستم هماهنگ کنید. به عبارت دیگر، می توانید از Ontraport برای معرفی محصولات به مخاطب هدف مشتری و مدیریت تعاملات مشتری به طور همزمان استفاده کنید.
می‌توانید مخاطبین را وارد و صادر کنید، عضوهای (funnels قیف های) فروش ایجاد کنید، و کمپین‌های مارکتینگ را برای بهینه‌سازی کسب‌وکار خودکار کنید. علاوه بر این، رابط کاربری برای مبتدیان بصری نیست. با این وجود، می توانید با کمی تمرین از آن دور شوید. همچنین به عنوان یک پلتفرم مبتنی بر وب و برنامه تلفن همراه در دسترس است.
Grammarly.10
به عنوان یک دستیار مجازی، باید همیشه در صدر بازی محتوایی خود باشید و استفاده از این ابزار به شما در رسیدن به آن کمک می کند. Grammarly یک پلتفرم ویرایشی مبتنی بر وب است که محتوای متن را از نظر اشتباهات گرامری، پرحرفی، املا، علائم نگارشی، سرقت ادبی و تحویل با کیفیت بررسی می‌کند.
این پلتفرم از هوش مصنوعی استفاده می کند تا اطمینان حاصل کند که محتوای شما تقریباً بی نقص و جامع است. می‌توانید بررسی کنید که آیا محتوای شما جذاب است و چه دسته‌ای از افرادی که مناسب تر است. با این حال، نسخه رایگان محدود است و برای استفاده از تمام ویژگی های هیجان انگیز باید برای نسخه پولی ثبت نام کنید.
همچنین می توانید اسناد (داکیومنت ها) خود را ذخیره کرده و در صورت لزوم به آنها برگردید.
به عنوان یک دستیار مجازی در حرفه خود متمایز شوید
کمک مجازی یک صنعت به سرعت در حال رشد است. از این رو، در آینده نزدیک می توانیم سطح اشباع خوبی را انتظار داشته باشیم. کسب مهارت های اصلی دستیار مجازی برای مرتبط ماندن در صنعت ضروری است. با این حال، ترکیب این ابزارهایی که فهرست کرده‌ایم با مجموعه مهارت‌های شما به شما کمک می‌کند تا در حرفه خود برجسته شوید.
در نهایت، اگر در این صنعت تازه کار هستید، قبل از شروع به جستجوی ابزار، ابتدا باید یاد بگیرید که چگونه یک دستیار مجازی شوید. مصرف اطلاعات اساسی در مورد مسیر شغلی به شما کمک می کند تا در طولانی مدت از این ابزارها سوء استفاده نکنید.
نظرات کاربران