مدیریت پروژه فریلنسری | مدیرت زمان با Frontloading

به دنبال برنامه کاری بهتر و افزایش بهره وری در محل کار هستید؟ Frontloading می تواند کمک کننده باشد. در این مقاله به بررسی مدیریت پروژه فریلنسری می پردازیم.

مدیریت پروژه فریلنسری

صبح روز دوشنبه چه احساسی دارید – آیا بعد از تعطیلات آخر هفته سرحال هستید و دوست دارید سر کار بروید؟ یا شاید در هفته پیش رو احساس خستگی می کنید.

در هر صورت، برنامه ریزی از قبل برای هفته کاری، بیشترین استفاده را از ذخایر انرژی شما خواهد داشت.

یک برنامه کاری Frontloaded چگونه به نظر می رسد؟

برنامه ریزی اولیه در هفته جایگزینی مناسب برای کار خودسرانه 8 ساعت در روز است. به جای پیروی از برنامه سنتی 9 صبح تا 5 بعدازظهر که از اوایل قرن بیستم به اجبار بر بسیاری از کارمندان تحمیل شده است، یک جدول زمانی Frontloaded انعطاف پذیری بیشتری دارد.

شما همچنان 40 ساعت کار را تکمیل خواهید کرد (اگر این الزامی است که توسط خودتان یا کارفرمایتان تعیین شده است)، اما ساعات کاری شما سبک تر است، بنابراین در ابتدای هفته شلوغ تر از پایان هفته هستید.

یک مثال معمولی خواهد بود:

دوشنبه: 12 ساعت

سه شنبه: 10 ساعت

چهارشنبه: 8 ساعت

پنجشنبه: 6 ساعت

جمعه: 4 ساعت

مجموع = 40 ساعت

اگر طرح فوق کاملاً با ریتم شما مطابقت ندارد، به راحتی با اعمال تغییرات، برنامه مدنظر خود را ایجاد کنید.

Frontloading برای چه کسانی مناسب نیست؟

Frontloading برای همه مناسب نیست. به طور معمول، در کار های آزاد یا فریلنسری که در آن شما کنترلی بر برنامه خود دارید، بهترین کارکرد را دارد. اگر کارفرمای شما از شما بخواهد که ساعات کاری تعیین شده را پر کنید، آزمایش با برنامه های جایگزین ممکن است امکان پذیر نباشد.

همچنین اگر تمایل به کار بیش از حد داشته باشید ممکن است برایتان مشکل ساز باشد. اگر بتوانید 12 ساعت کار را در روزهای دوشنبه و سه شنبه بگذرانید، ممکن است وسوسه شوید که همین حجم کاری را تا روز جمعه جمع آوری کنید، در مجموع 60 ساعت در هفته داشته باشید. به یاد داشته باشید: این هدف Frontloading نیست و راهی سریع برای نشان دادن علائم فرسودگی شغلی است.

فواید Frontloading برای شما چیست؟

اگر بتوانید تغییر را انجام دهید، چه مزایایی دارید؟

زمانی که بعد از یک تعطیلات آخر هفته آرام به اوج انرژی رسیدید، چالش برانگیزترین وظایف خود را در شروع هفته انجام خواهید داد.

اگر بعداً بهره‌وری کاهش یابد، ساعت های کمتری را انجام می‌دهید و کارهای سنگین تری را انجام خواهید داد.

هنگامی که شما نیاز به برنامه ریزی قرار ملاقات ها و فعالیت های خارج از محل کار دارید، در روزهای پنجشنبه و جمعه زمان زیادی برای اختصاص دادن خواهید داشت.

یا از اوقات فراغت اضافی که در روز جمعه اختصاص داده شده بهترین استفاده را ببرید و کاری را که دوست دارید انجام دهید. برای تعطیلات آخر هفته زودتر بروید، از استراحت با دوستان یا خانواده لذت ببرید، فرزندانتان را زودتر از مهدکودک بیاورید. هر کاری که برای تعادل بین کار و زندگی شما مناسب است را انجام دهید.

هر روز در هفته کاری خود را نیز برنامه ریزی کنید

اگر به برنامه کاری خود یک بازنگری اساسی می دهید، دیگر نیازی به توقف در جدول زمانی هفتگی خود نیست. در مورد نحوه گذراندن روزهای فردی خود نیز چطور؟

بسیاری از مردم روز کاری خود را با مقداری تعلل شروع می کنند. به جای گیر افتادن در مهم ترین کار روز، به راحتی میتوان با پاسخ دادن به ایمیل ها، شرکت در یک جلسه اولیه یا شبکه سازی در رسانه های اجتماعی از خستگی دور شد. اگر به ناهار می‌رسید و احساس می‌کنید به سختی کاری انجام داده‌اید، روزهای خود را از قبل در نظر بگیرید.

“اول صبح یک قورباغه زنده بخورید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.”  – مارک تواین

این نقل قول در محافل بهره‌وری معروف است و اهمیت تکمیل اساسی ترین کار شما را در ابتدا در روز (و در هفته) برجسته می کند.

با استفاده از روش آیوی لی، فهرستی از شش وظیفه مهمی را که می‌خواهید روز بعد انجام دهید، یادداشت کنید. آنها را به ترتیب اولویت قرار دهید. در آغاز روز بعد، مهمترین وظیفه خود را انجام خواهید داد (به اصطلاح با خوردن قورباغه). تا زمانی که کار اول را تمام نکنید، کار دوم را شروع نمی‌کنید. کارهای باقیمانده را به لیست فردا اضافه کنید.

از این برنامه ها برای سازماندهی برنامه های کاری Frontloaded خود استفاده کنید

Frontloading به نظم و انضباط و مهارت های مدیریت زمان زیادی نیاز دارد. بدون پیگیری ساعات کاری، کار کردن بیش از حد آسان است. اگر متوجه می‌شوید که در روز جمعه هشت ساعت در روز کار می‌کنید، پس کار ها طبق برنامه پیش نمیرود – یا در ابتدای هفته ساعات کاری خود را به اندازه کافی پر نکرده‌اید، یا بیش از حد کار کرده‌اید و بیشتر از نیاز خودتان کار کرده‌اید.

برنامه های زیر به شما کمک می کنند تا برنامه خود را کنترل کنید.

برنامه Calendly

مدیریت پروژه فریلنسری 

چه صحبت با مشتریان باشد و چه با همکاران، جلسات می‌توانند در طول هفته شما مفید باشند و بهره‌وری شما را کاهش دهند. با استفاده از Calendly، کنترل زمان قرارهای بی‌درنگ خود را به دست آورید. ساعت هایی را که برای ملاقات آزاد هستید تعیین کنید و شرکت کنندگان دیگر به زمان مسدودشده‌تان دسترسی نخواهند داشت.

اگر قصد دارید تا ظهر جمعه کار کنید، برنامه Calendly به افراد اجازه نمی‌دهد تا دیرتر از این زمان با شما جلسه رزرو کنند. اگر ترجیح می دهید روزهای بدون جلسه داشته باشید، برای این منظور نیز خوب است!

برنامه Toggl

مدیریت پروژه فریلنسری 

زمان بندی یک مکمل عالی برای یک Frontloading است. شما زمان زیادی را برای اختصاص دادن به یک کار تعیین می کنید و از Toggl برای پیگیری ساعات کاری خود استفاده می کنید.

نکته مهم در مورد Toggl این است که شما نیازی به تنظیم اطلاعات مشتری و پروژه خود قبل از زمان بندی کار ندارید (اگرچه می توانید). در عوض، فقط دکمه تایمر را فشار دهید تا تیک تاک ساعت شروع شود. پس از اتمام کار، شرحی از کار اضافه می‌کنید.

برنامه Asana

مدیریت پروژه فریلنسری 

Asana یک ابزار شگفت انگیز برای مدیریت وظایف است و به خوبی با روش آیوی لی مرتبط است. کارها و پروژه هایی را که می‌خواهید به انجام برسانید اضافه کنید و یک موعد مقرر تعیین کنید تا خود را برای تکمیل کار مسئول بدانید.

تعداد زیادی کار و پروژه را در شروع هفته بارگذاری شده خود اضافه کنید و آنها را در قالب لیست، تابلو، جدول زمانی یا تقویم مشاهده کنید. این یک راه مفید برای بررسی این است که کار زیادی برای پایان هفته باقی نگذاشته اید.

برنامه Pomodor

مدیریت پروژه فریلنسری 

از Pomodor استفاده کنید و به تکنیک Pomodoro، یک هک بهره‌وری محبوب، متعهد شوید.

قبل از استراحت 5 دقیقه ای، یک تایمر تنظیم می کنید و در دوی سرعت 25 دقیقه ای کار می کنید. این چرخه را سه بار تکرار کنید، سپس 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید. وقتی ساعت در حال تیک تیک است از اینکه چقدر زمان به دست می آورید شگفت زده خواهید شد!

Frontloading Out for Size را امتحان کنید

آیا باید روح تازه ای را در برنامه کاری خود ببخشید؟ اگر تا پایان هفته سطح انرژی شما کاهش پیدا کند، Frontloading بسیار عالی است. با هر استرس پایان یافتن روزهای تعطیل خداحافظی کنید.

برنامه وزنی شما به این معنی است که مهم ترین وظایف خود را روزها پیش تکمیل کرده اید.  همه ما شایسته این هستیم که با سرعت خودمان کار کنیم، بنابراین سعی کنید برنامه های کاری جایگزین را امتحان کنید تا ریتم مناسب خود را پیدا کنید.

منبع : makeuseof