با توجه به این که پاندمی اخیر باعث شده است که هنوز درصد زیادی از کارمندان کار خود را به خانه منتقل کنند، نرم افزار مدیریت پروژه از اهمیت بیشتری برخوردار شده است و به تیم‌های دورکار راهی آسان برای سازماندهی پروژه‌ها و وظایف ارائه می‌دهد. در ادامه شما را با بهترین برنامه های مدیریت پروژه آشنا می‌کنیم.
از آنجا که قبلاً برای مدیریت پروژه‌ها به کاغذ یا صفحات گسترده نیاز بود، امروزه نرم افزار مدیریت پروژه معمولاً می‌تواند ابزارهای بسیاری را برای کمک به بهبود بهره وری و تسهیل مدیریت کارها فراهم کند. این ویژگی‌ها معمولاً شامل توانایی راه اندازی تیم و برقراری ارتباط بین آن‌ها، تعیین وظایف خاص با تاریخ تکمیل کار، و همچنین اهداف، تقویم، گزارش پیشرفت و تجزیه و تحلیل برای تهیه داده‌ها در مورد گردش کار است.
علاوه بر همه این‌ها تعدادی از پلتفرم‌های مدیریت پروژه می‌توانند با سایر برنامه‌های نرم افزاری مانند ذخیره سازی اسناد در فضای ابری، نرم افزار گزارش فروش و نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ادغام شوند.
در ادامه شما را با بهترین برنامه های مدیریت پروژه آشنا خواهیم کرد
۱. Asana
تأکید بر تیم‌ها و ردیابی دارد.
دلایل خرید:
- قابلیت ردیابی
- مبتنی بر ابر
- تیم محور
Asana یک نرم افزار مدیریت پروژه است که شاید درباره آن شنیده باشید حتی اگر در گذشته از این سرویس استفاده نکرده باشید. این نرم افزار ویژگی‌های زیاد و مفیدی برای افزایش بهره وری ارائه می‌دهد اما تأکید بیش‌تر آن بر ردیابی است.
این برنامه به شما امکان می‌دهد برای انجام کارها لیست و یادآوری‌هایی را ایجاد کنید، بنابراین با استفاده از این قابلیت همیشه مهلت‌های تحویل پروژه را رعایت خواهید کرد، به علاوه میتوانید موعد مقرر، همکاران، دستورالعمل‌ها را برای کارها اضافه کنید و درباره هر مرحله از کار نظر دهید. حتی میتوانید تصاویر را از اپلیکیشن‌های دیگر (مانند Google Drive) مستقیماً در آسانا به اشتراک بگذارید. و مهمتر از همه میتوانید همه کارهایی را که شما و همکارانتان روی آن کار می‌کنید ردیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که پروژه بدون دردسر و با برنامه ریزی منظم اجرا می‌شود.
با استفاده از این برنامه میتوانید لیستی از تیم‌ها و افراد را برای مشخص کردن وظایف پروژه‌های خاص ارائه دهید، همچنین یک قابلیت جستجو وجود دارد تا بتوانید کارهای انجام شده را به راحتی پیدا کنید.
Asana یک نسخه رایگان، با عملکرد محدود و داشبورد ارائه می‌دهد. با نصب نسخه‌های Premium ،Business یا Enterprise میتوانید به قابلیت‌های بیشتری دسترسی پیدا کنید.
2. Trello
یک روش معروف برای مدیریت پروژه چند پلتفرمی
دلایل خرید:
- پشتیبانی از کراس پلتفرم
- مبتنی بر ابر
- تیم محور
طی چند سال گذشته Trello به عنوان یکی از بهترین برنامه های مدیریت پروژه شناخته شده است. این برنامه به شما امکان می‌دهد تمام پروژه‌های شخصی و کاری خود را از طریق رایانه، تبلت یا تلفن هوشمند برنامه ریزی و سازماندهی کنید. Trello به طور قابل توجهی توسط کمپانی‌هایی مانند Fender ،Google و Kickstarter مورد استفاده قرار گرفته است.
شما میتوانید برای سازماندهی هر کار و پروژه‌ای، بوردهایی (board) را تنظیم کنید، وظایف افراد را مشخص کنید، روند کار را سفارشی کنید، لیست کارها را به کارت‌ها (task cards) اضافه کنید، فایل‌ها را ضمیمه کنید و درباره هر مرحله از پروژه نظر دهید. هدف این است صرف نظر از اینکه پروژه به صورت گروهی باشد یا فردی، شما تمام جنبه‌های یک پروژه را در برنامه مدیریت کنید.
Trello از هر دو سیستم عامل ویندوز و Mac را پشتیبانی می‌کند و برای دستگاه‌های Android و iOS در دسترس است. حتی یک نسخه به طور خاص برای iPad Pro وجود دارد. Trello دارای انواع میانبر مفید ایمیل برای سرعت بخشیدن به پروژه‌ها است. نسخه رایگان آن از فایل‌های حداکثر ۱۰ مگابایت پیشتیبانی می‌کند.
نسخه Business Class از فایل‌های حداکثر ۲۵۰ مگابایتی پشتیبانی می‌کند و امکانات دیگری از جمله پشتیبانی یک روزه از طریق ایمیل و ادغام با سرویس‌های دیگر مانند Google و Slack را ارائه می‌دهد.
۳. Zoho Projects
امکانات مناسب برای تیم‌های کوچک
دلایل خرید:
- تجسم آسان
- گزینه‌های ذخیره سازی سند
- قابلیت ادغام
Zoho Projects یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است که به کاربران این امکان را می‌دهد که پروژه‌ها را برنامه ریزی و سازماندهی کنند و از نمودارهای Gantt برای تجسم دقیق پیشرفت کار و برنامه‌ها استفاده کنند.
همچنین گزینه‌هایی برای مدیریت اسناد، ثبت زمان و پیگیری و رفع خطاها وجود دارد. این نرم افزار می‌تواند با Slack ،Google ،Dropbox و برنامه‌های متعدد دیگر Zoho ادغام شود.
هزینه به تعداد کاربران، تعداد پروژه‌ها و امکانات مورد نیاز بستگی دارد. نسخه رایگان آن محدود به ۱۰ پروژه، ۵ قالب و ۵ گیگابایت فضای ذخیره سازی فایل است، برای دسترسی به امکانات بیش‌تر و نامحدود میتوانید نسخه اشتراکی آن را تهیه کنید.
۴. LiquidPlanner
دلایل خرید:
- برنامه‌های هوشمند برای اولویت بندی کارها
- مجموعه ویژگی های سازمانی
- استفاده آزمایشی رایگان ۱۴ روزه
دلایل استفاده نکردن:
- هزینه بالا
LiquidPlanner دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌های پیشرفته برای مدیریت پروژه در سطح سازمانی است. شرکت‌های پیشرو در Fortune 500 از جمله Bayer ،Cisco و Daimler از مشتریان این نرم افزار هستند. از ویژگی‌های این برنامه می‌توان به برنامه هوشمند اشاره کرد که می‌تواند در اولویت بندی کارها، تخصیص منابع به افراد و سپس تخمین ساعت مورد نیاز برای تکمیل پروژه کمک کند، سپس پروژه با توجه به ساعاتی که توسط نیروی کار اختصاص یافته ردیابی می‌شود.
ویژگی مدیریت منابع می‌تواند ساعات تعیین شده برای هر کارگر را نشان دهد و افرادی را که برای پروژه بعدی در دسترس هستند ردیابی کند تا برای پروژه بعدی تعیین شوند. همه این داده‌ها به داشبوردهایی منتقل می‌شوند که اطلاعات آسان خوانده شود و می‌توانند در روندهای مالی و اقتصادی ادغام شوند.
توجه داشته باشید که یک دوره آزمایشی ۱۴ روزه رایگان وجود دارد که میتوانید LiquidPlanner را قبل از خرید اشتراک برای یک درایو تست کنید.
۵. Basecamp
رفع فراموش کردن مهلت پروژه‌ها
دلایل خرید:
- امکان ایجاد چت‌های گروهی
- دارای سابقه زیاد در مدیریت پروژه‌ها
دلایل اجتناب از خرید:
- برای کسب و کار کوچک هزینه زیادی دارد.
Basecamp یکی از قدیمی‌ترین برنامه‌های مدیریت پروژه است که بیش از ده سال از آغاز فعالیت آن می‌گذرد و معروفیتی را بدست آورده که آن را به ابزاری بسیار معتبر برای کسب و کارها در پروژه‌های بزرگ تبدیل می‌کند. آخرین نسخه این برنامه، ویژگی‌های مفیدی مختلفی را شامل می‌شود از جمله امکان ارسال پیام‌های مستقیم در بحث‌ها، تنظیم برنامه زمانی که فقط در ساعات کار اعلان دریافت کنید و با کلیک بر روی دکمه تشویق قدردانی خود را از همکاران نشان دهید. Basecamp از یک گردش کار پراکنده جلوگیری می‌کند و همانطور که این شرکت اعلام کرده است، “بحث‌ها، وظایف، فایل‌ها، برنامه‌ها و گفتگو را در یک مکان نگه می‌دارد.”
در این برنامه چند عملکرد خوب برای برخورد با مشتری نیز وجود دارد. به عنوان مثال شما میتوانید به راحتی بازخورد و تأییدیه‌های مشتری را ذخیره کرده و ردیابی کنید، همچنین میتوانید گزارشاتی در مورد روند پروژه‌ها دریافت کنید. برای همکاری و گفتگو با افراد میتوانید چت‌های گروهی ایجاد کنید. نسخه رایگان به شما امکان می‌دهد تا در ۳ پروژه با حداکثر ۲۰ نفر کار کنید. همچنین میتوانید نرم افزار را به طور آزمایشی امتحان کنید. نسخه پرداختی آن شامل طرح‌ها، امکانات، ویژگی و ظرفیت نامحدود کاربران است که برای پروژه‌های تیمی بسیار مفید می‌کند اما برای پروژه‌های شخصی زیاد کارآمد نیست.
۶. Podio
اولین برنامه ارتباطی برای ساخت ایده‌های پروژه
دلایل خرید
- گزینه خریدهای درون برنامه‌ای
- عملکرد مفید IM
دلایل اجتناب از خرید
- نسخه Premium هزینه زیادی دارد.
Podio برای متخصصانی طراحی شده است که همیشه روی چندین پروژه کار می‌کنند و ایده‌های جدیدی را تولید می‌کنند. بیش از ۴۰۰۰۰۰ کسب و کار و تیم از سراسر جهان از جمله شرکت‌های سونی، ولوو (Volvo) و NFL از آن استفاده می‌کنند.
با استفاده از برنامه Podio شما میتوانید با در نظر گرفتن مهلت‌ها و مسئولیت‌های پروژه، وظایفی را ایجاد کنید و آن‌ها را براساس گردش کار خود تطبیق دهید. یک قابلیت پیام فوری داخلی نیز وجود دارد که میتوانید با استفاده از آن ایده‌ها را به اشتراک بگذارید و عملکرد افراد را بررسی کنید و ببینید چگونه کار می‌کنند. علاوه بر این یک ابزار مفید برای دریافت بازخورد سریع بدون نیاز به ارسال ایمیل وجود دارد.
این برنامه با سرویس‌های شخص ثالث مانند Dropbox و Google Drive ادغام می‌شود و شما میتوانید مطالب را به سرعت و به راحتی به اشتراک بگذارید. Podio در زبان‌های زیادی از جمله فرانسه، آلمانی، دانمارکی، چینی، اسپانیایی و روسی در دسترس است.
از نسخه وب پادیو میتوانید در گروه‌های پنج نفره به صورت رایگان استفاده کنید.
راهکار‌های بیشتری برای مدیریت پروژه در نظر بگیرید.
در حال حاضر برنامه‌های زیادی برای مدیریت پروژه در دسترس است. علاوه بر موارد ذکر شده، برنامه‌های زیر نیز در دسترس است تا بتوانید بهترین گزینه را برای مدیریت تیم خود انتخاب کنید:
- Microsoft Project
- Smartsheet
- Wrike
- Buildertrend
حال که با بهترین برنامه های مدیریت پروژه آشنا شدید، اگر قصد خرید دارید میتوانید از خدمات خرید با پی پال و خرید با ویزا کارت سایت اول پرداخت استفاده کنید.
نظرات کاربران