بسیاری از ابزار های اتوماسیون برای کمک به فریلنسر ها وجود دارد که این امکان را به آن ها می دهد که کنترل بیشتری بر زمان خود به دست آورند. در این مقاله به معرفی بهترین ابزار ها برای کنترل زمان فریلنسر ها می پردازیم.
کنترل زمان فریلنسر ها
فریلنسر بودن به تعداد زیادی اقدام نیاز دارد تا کسب و کار خود را در حال اجرا و سود دهی نگه دارید. برای اطمینان از جریان ثابت مشتریان، باید خدمات خود را تبلیغ کنید، به سؤالات پاسخ دهید و سرنخ های گذشته را پیگیری کنید. هنگامی که کاری انجام می دهید، باید با جلسات و ایمیل ها همراه باشید و در پایان، هنوز موضوع صورتحساب هم برای شما وجود دارد.
همه ی این اقدامات گاهی اوقات می تواند کل روز شما را اسغال کند و زمانی را برای کار واقعی شما باقی نگذاشته باشد. با این حال، با ابزار های مختلف اتوماسیون، می توانید در زمان صرفه جویی کنید، از اشتباهات جلوگیری کنید و استرس ناشی از راه اندازی یک کسب و کار آزاد را کاهش دهید.
-
Mention: به مخاطبان خود گوش دهید و مطالعه کنید
رسانه های اجتماعی نقش مهمی در تبلیغات خدمات فریلنسری شما و رزرو مشتریان جدید دارند. ابزار های متعددی وجود دارد که به شما کمک می کند تا پست های رسانه های اجتماعی خود را برنامه ریزی کنید، حتی به شما این امکان را می دهد که پست ها را از منابع دیگر مجدداً ارسال یا مدیریت کنید.
اما قبل از شروع برنامه ریزی رسانه های اجتماعی خود، باید بدانید که برای جذب مشتریان جدید چه چیزی را باید منتشر کنید. بهترین راه برای انجام این کار، استفاده از ابزار گوش دادن اجتماعی است که به شما کمک می کند هم حوزه تخصص و هم رقبای خود را مطالعه و بررسی کنید.
کنترل زمان فریلنسر ها
نسخه رایگان Mention به شما این امکان را می دهد که یک هشدار تنظیم کنید که سایت های خبری، وبلاگ ها، انجمن ها و رسانه های اجتماعی را ردیابی می کند. این هشدار می تواند نام تجاری شما را ردیابی کند، به رقبای شما نگاه کند یا به دنبال کلمات کلیدی خاص مرتبط با حوزه شما باشد.
به جای ثبت نام در خبرنامه های مختلف و جست و جوی مداوم در وب، می توانید همه چیز را در یک مکان در مورد آنچه که در حوزه کاری شما ترند است، بیاموزید. طرح رایگان وب سایت همچنین به شما این امکان را می‌دهد که پست ها را در سه نمایه اجتماعی برنامه‌ریزی کنید و خودکار سازی بیشتر این کار را تنظیم کنید.
-
Calendly: جلسات را با سهولت رزرو کنید
جلسات بخش بزرگی از جذب مشتریان جدید و همچنین مدیریت پروژه های در حال انجام است. در ابتدا، زمانی که مشتری مطمئن نیست خدمات شما دقیقاً همان چیزی است که نیاز دارد، یک جلسه مقدماتی کوتاه می تواند به امضای قرارداد کمک کند. بعداً، جلسات راهی عالی برای رفع سوء تفاهم ها و همسو کردن انتظارات هستند.
با این حال، برنامه ریزی جلسات می تواند به یک کار وقت گیر برای شما تبدیل شود. اطمینان از اینکه همه به طور همزمان در دسترس هستند، به خصوص در مناطق زمانی مختلف، می تواند یک رفت و برگشت بی پایان از طریق ایمیل ایجاد کند. برنامه های متعددی وجود دارد که با برنامه ریزی جلسات سروکار دارند، اما مورد علاقه ما Calendly است.
کنترل زمان فریلنسر ها
نسخه رایگان ادغام با تقویم Google شما یا سایر تقویم های محبوب را ارائه می دهد که به شما این امکان را می‌دهد که بدون اینکه برنامه شخصی خود را عمومی کنید، در دسترس بودن خود را به اشتراک بگذارید.
شما به سادگی می‌توانید پیوند Calendly خود را برای هر کسی که می‌خواهید ملاقات کنید ارسال کنید، و آنها از بین زمان هایی که در دسترس تعیین کرده اید انتخاب می‌کنند و در منطقه زمانی محلی شما نشان داده می شوند. سپس رویداد در تقویم همه ظاهر می شود.
این نرم افزار با برنامه های کنفرانس های آنلاین مانند Zoom و Microsoft Teams ادغام می شود و در زمان ایجاد پیوند برای هر جلسه صرفه جویی می کند. همچنین قبل از قرار ملاقات، ایمیل های یادآوری ارسال می کند تا مطمئن شود همه به موقع می رسند. اگر وب سایت شخصی دارید، می توانید آن را نیز در آنجا اضافه کنید.
-
قالب ها و فیلترهای جیمیل: پاسخ های سریع ایجاد کنید
ایمیل‌ها یکی دیگر از مشکلات مدیریت زمان هستند، از مشتریان بالقوه که در مورد خدمات شما سؤال می کنند تا مشتریان فعلی که به دنبال گزارش وضعیت هستند. بسیاری از این ایمیل ها کاملاً تکراری می شوند. خوشبختانه، اگر از جیمیل استفاده می کنید، نه تنها راهی برای ایجاد الگوها، بلکه راهی برای ارسال خودکار برخی از آنها با استفاده از فیلترها نیز وجود دارد.
ابتدا باید Templates را در تنظیمات پیشرفته خود فعال کنید. پس از آن، یک ایمیل جدید برای پاسخ به هر یک از سوالات متداول خود بنویسید. به جای ذخیره آن به عنوان پیش نویس، ذخیره پیش نویس به عنوان الگو را انتخاب کنید. اگر این چیزی است که می خواهید به صورت دستی ارسال کنید، می توانید فضا هایی را برای جزئیاتی مانند نام، تخمین قیمت و غیره نیز بگذارید.
کنترل زمان فریلنسر ها
برای ارسال خودکار یک ایمیل الگو، باید یک فیلتر جدید ایجاد کنید. کلمات کلیدی را انتخاب کنید که بیشترین ارتباط را با آن جستجو دارند و در اعمال فیلتر، Send Template را علامت بزنید.
به عنوان مثال، یک عبارت کلیدی می تواند «هزینه شما چقدر است» باشد، که برای آن یک ایمیل از پیش نوشته شده با جزئیات بسته ها و خدمات خود خواهید داشت.
-
Invoice Zoho: هرگز فاکتور دیگری را دنبال نکنید
در حالی که برخی از فریلنسر ها تصمیم می گیرند هزینه های خود را در برگه اکسل مدیریت کنند و از یک الگوی فاکتور استاندارد استفاده کنند، راه بسیار ساده تر و سازمان دهی‌شده تری برای دریافت پول وجود دارد، که می توان با انواع برنامه های صورتحساب این کار را راحت تر انجام داد. گزینه ی مورد علاقه ما Zoho Invoice است که دارای امکانات بسیار زیادی در طرح رایگان خود است که ممکن است هرگز نیازی به پرداخت برای طرح پولی آن نداشته باشید.
می توانید یک الگوی فاکتور با تمام جزئیات بانکی و شرایط و قوانین خود ایجاد کنید تا با هر مشتری قابل استفاده شود. همچنین می توانید کار های معمولی را با قیمت تعیین شده ایجاد کنید، و در زمان وارد کردن آن جزئیات هر بار که یک فاکتور جدید تهیه می کنید، صرفه‌جویی کنید.
کنترل زمان فریلنسر ها
هنگامی که برای ارسال فاکتور آماده شدید، برنامه یک ایمیل الگو نیز ارائه می دهد که در صورت نیاز می توانید آن را تغییر دهید. اگر Zoho را به یک سیستم پرداخت آنلاین (مانند PayPal) متصل کنید، وضعیت فاکتور را به‌روزرسانی می کند و هنگام دریافت پرداخت، یک یادداشت تشکر ارسال می کند. این مورد برای شما ایت اطمینان را حاصل می کند که بدانید کدام حساب ها نیاز به پیگیری دارند.
اما حتی پیگیری با Zoho آسان تر است، زیرا می توانید تعدادی یادآور خودکار برای فاکتور های پرداخت نشده تنظیم کنید و از دردسر دنبال کردن آن ها جلوگیری کنید. این نرم افزار همچنین به شما امکان می دهد زمان را برای مشتریانی که در آن شارژ می کنید ساعتی پیگیری کنید و سپس از آن فاکتور ایجاد کنید. شما حتی می توانید فاکتور های تکراری را برای پروژه های با قیمت تعیین شده نیز تنظیم کنید.
-
Zapier: همه چیز را خودکار کنید
در همه برنامه های بالا، ما درباره یکپارچه سازی ها بحث کرده ایم، اینکه چگونه یک نرم افزار می تواند با دیگری ارتباط برقرار کند تا حتی اتوماسیون بیشتری ایجاد کند. اما چه اتفاقی می افتد وقتی می خواهید دو برنامه را که ادغام داخلی ندارند به هم وصل کنید؟ Zapier به صورت جادویی برای شما وارد می شود.
یک مقاله کامل لازم است تا در مورد گزینه های مختلف موجود در Zapier صحبت کنیم. به طور خلاصه، به شما کمک می کند تا گردش های کاری را ایجاد کنید که تقریباً همه چیز را به صورت آنلاین در بر می‌گیرد، جایی که می توانید آن را تنظیم کنید و فراموش کنید.
به عنوان مثال، می توانید نام های جدید توییتر را در Slack به اشتراک بگذارید. یا می توانید ایمیل های پیگیری را برای پاسخ دهندگان Typeform جدید ارسال کنید. حتی می توانید پیام های جدید فیس بوک را به صورت پیامک دریافت کنید.
کنترل زمان فریلنسر ها
امکانات این پلتفرم بی پایان هستند و با نسخه رایگان Zapier می توانید تا 100 کار در ماه ایجاد کنید. این برای خودکار کردن یک سری از اقدامات کافی است، اما ممکن است متوجه شوید که به این برنامه معتاد شده اید و نیاز دارید نسخه ی پولی آن را تهیه کنید.
چه چیزهایی را باید اتوماتیک کنید؟
ابزار های اتوماسیون زیادی وجود دارد، به خصوص اگر آماده پرداخت هزینه ماهانه اشتراک آن ها هستید. این ها می توانند زندگی فریلنسری شما را بسیار آسان تر کنند، اما فقط به این دلیل که چیزی می تواند خودکار شود، همیشه به این معنی نیست که لازم است اینگونه باشد.
مخصوصاً در فریلنسری، تماس شخصی می تواند راه درازی داشته باشد. مشتریانی که برای کمک به فریلنسر ها مراجعه می کنند معمولاً به دنبال ایجاد یک رابطه کاری هستند، درواقع این یکی از دلایلی است که آنها آژانس یا شرکت بزرگی را انتخاب نکرده اند و به سراغ شما آمده اند.
کارهایی مانند ایمیل های تماس اول، زمان بندی جلسات و به روزرسانی برگه ها را می توان به صورت خودکار کرد. با این حال، مهم است که کمی بیشتر زمان بگذارید تا به مشتری ثابت کنید که می خواهید با او آشنا شوید و به کار او اهمیت می دهید. این تلاش اضافی باعث می شود که آنها برای کار های بیشتر نزد شما برگردند.
نظرات کاربران